Der neue Arbeitsalltag wird sowohl örtlich als auch zeitlich fragmentierter.

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Megatrend: New Work Die Krise als Chance für neue Arbeitsmethoden

02.07.2020

Ist die Arbeitswelt, wie wir sie kennen, noch zeitgemäß? Veraltete Strukturen und Arbeitskulturen geprägt von Grenzen und Monotonie sterben aus. Der Begriff „Arbeit“ wird neu definiert und erfährt in vielerlei Hinsicht für den Menschen einen neuen Stellenwert.

Digitalisierung, globale Märkte und globales Networking sowie im Trend liegende Werte und Erwartungen, wie Selbstständigkeit, Handlungsfreiheit und Selbstverwirklichung, lassen Zweifel aufkommen, ob die Arbeitswelt wie wir sie kannten noch zeitgemäß ist. Es entstehen neue Branchen und Berufsfelder und neue Kompetenzen werden durch neue Technologien immer gefragter.

Neue Anforderungen

Der Berufsalltag entwickelt eine derartige Eigendynamik, bei der die Beschäftigung an einem geografisch festen Arbeitsplatz mehr und mehr zum Hindernis wird. Branchenübergreifend, ob im B2B oder im B2C Bereich, werden Anfragen in Echtzeit bearbeitet und wird genau das vom Kunden auch erwartet. Interne Arbeitsprozesse müssen daher zunehmend beschleunigt und digitalisiert werden, um Kundenanforderungen und Marktstandards gerecht zu werden.

Eine Schlüsselrolle spielt dabei natürlich die Zeit, mit der durch Remote Arbeit, Online Meetings und webbasierte Projektmanagement-Tools effizienter umgegangen werden kann. Kosten- und zeitintensive Meetings in Person, an einem Standort, Agenden, Protokolle und daran anschließende langwierige und abstimmungsbedürftige Entscheidungsstrecken gehören der Vergangenheit an. Denn bei aller Euphorie über neue Technologie ist New Work eben nicht nur eine technische Lösung, sondern eine Herangehensweise und damit zentraler Teil der Unternehmenskultur.

Neue Werkzeuge

Agile Arbeitsmethoden, projektorientierte und vor allem simultane Arbeit an mehreren Projekten bedingen, dass Mitarbeiter unterschiedlicher Fachrichtungen und Abteilungen nahtlos zusammenarbeiten können. Eine erfolgreiche dezentrale Zusammenarbeit profitiert dabei von sinnvoll eingesetzten Softwarelösungen. Nicht jedes Tool kann alle Bedürfnisse abdecken und muss vor allem auch in die bestehenden Lösungen im Unternehmen integrierbar sein.

So können Task-Management-Tools (z.B. Slack, Meistertask) die Teamkommunikation und persönlichen Aufgabenbereiche gut abbilden, während andere Lösungen schon in den Bereich BI vorstoßen. Umfangreichere Lösungen wie beispielsweise Asana erlauben nicht nur Projekte und Aufgaben teamübergreifend zu verwalten, sondern geben Führungskräften und Teamleadern in Portfolios den Gesamtüberblick. Dieser zeigt Projektfortschritte, Workloads aller Teammitglieder und sogar Warnungen, wenn Deadlines näher rücken oder Mitarbeiter an die Auslastungsgrenzen kommen.

Hier geht es aber weniger um eine top-down Arbeitsverteilung durch den Vorgesetzten. Im Gegenteil, wer diese Plattform offen im Team verwendet und gemeinsam Workloads verteilt, Ziele und Deadlines setzt und gleichzeitig die Arbeit der Teammitglieder begleitet (Kommentare, Lob, Hilfestellung, Feedback) schafft mehr Übersicht, steigert den Teamspirit, minimiert Fehler und steigert die Produktivität.

Neue Strukturen

Die Einführungen solcher Tools will aber dennoch gut überlegt und geplant sein, vor allem im Hinblick auf die bestehenden Systeme im Unternehmen. Für welche Teamgrößen und Projekte ist die Lösung geeignet, welche Prozesse lassen sich abbilden, und sollen alte Prozesse ersetzt, übernommen oder gemischt werden? Gibt es Anbindungen an bestehende BI, CM oder CRM Systeme und sind diese notwendig?

Empfehlenswert ist eine 30 tägige Testphase mit dem kompletten Team. Auch wenn dies für Mitarbeiter und Teamleader zusätzliche Arbeit bedeutet, lohnt sich der Mehraufwand, da man nur so zu belastbaren Ergebnissen kommt und von vornherein alle Teammitglieder involviert sind. Viele Lösungen bieten bereits Connectoren für gängige in Unternehmen eingesetzte Softwarelösungen (DV, BI, CM, CRM, HR etc.) oder können über Schnittstellen eingebunden werden.

Auch hier sind ausführliche Testläufe, präzise Kostenabschätzungen und frühe Einbeziehung alle Unternehmensbereiche unabdingbar. Ein verfrühter Rollout kann dazu führen, dass Prozesse in einer strukturellen oder technischen Sackgasse landen, und nur unter hohem Kostenaufwand wieder angebunden werden können. Mit etwas Kreativität, dem Einsatz von intermediären Tools oder eine Bot-basierten Lösung, lassen sich aber auch diese Hürden schnell überwinden.

Eine Frage der Einstellung

Arbeiten wird technischer. Die dabei eingesetzten digitale Tools werden zahlreicher und der Arbeitsalltag sowohl örtlich als auch zeitlich fragmentierter. Umso wichtiger ist es innerhalb von Teams, und parallel im gesamten Unternehmen, diese neue Arbeitskultur zu etablieren und dabei bestehende Strukturen nach und nach zu wandeln. Gleichzeitig aber auch das Change Management nicht zu vernachlässigen und Mitarbeiter früh durch Mitgestaltung, Feedback und Schulung einzubeziehen.

Neben kollaborativem Arbeiten im beruflichen Alltag, sind auch Offenheit und Transparenz im Unternehmen eine wichtige Grundlage für New Work Ansätze. Möglicherweise muss eine neue Organisationsstruktur etabliert werden, welche flachere Hierarchien aufweist und durch die Partizipation des Einzelnen an Entscheidungsprozessen, die im Trend liegenden Werte erfüllt.

Ähnlich wie andere Digitalisierungsthemen ist New Work kein Trend der an Unternehmen vorbeigehen wird, sondern ein Wandel unserer Arbeitskultur. Eine einheitliche Lösung gibt es hierbei allerdings nicht, denn welche der Konzepte im Unternehmen funktionieren, muss individuell erprobt werden. Wer neue Arbeitsformen blindlings einführt ohne die Anforderungen und Arbeitsprozesse innerhalb von Teams, Standorten oder ganzen Unternehmen genau zu betrachten, kann dadurch erheblichen Schaden anrichten.

Open Workspaces können dazu führen, dass Mitarbeiter nicht mehr in der Lage sind sich über längere Zeiträume zu konzentrieren, können aber gleichzeitig zu Teambuilding, Wissenstransfer und verbesserter Arbeitsatmosphäre beitragen. Auf der anderen Seite führt Remotearbeit gegebenenfalls zu mehr „Focus Time“ und höherer Flexibilität, doch der direkte Austausch im Team fehlt und andere Ablenkungen können sich störend auswirken.

Die Erfahrung zeigt, dass es durchaus sinnvoll sein kann, verschiedene Konzepte zeitgleich einzuführen, um je nach Teamkonstellation möglichst ideale Arbeitsbedingungen zu schaffen. So unangenehm die Schlussfolgerung für manche sein mag, aber die unternehmensweite Vereinheitlichung von Arbeitsweisen und -prozessen kann und wird es in naher Zukunft nicht mehr geben.

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