Erste Schritte mit Künstlicher Intelligenz Warum Mittelständler mehr KI wagen sollten

„Mehr KI wagen“ rät der auf die Einführung von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen spezialisierte Interim-Manager Eckhart Hilgenstock vor allem der mittelständischen Wirtschaft. Seine Erfahrungen: Erste KI-Schritte kosten keine Millionen und rechnen sich binnen weniger Monate. Statt einer großangelegten KI-Strategie genüge zu Beginn „der KI-Einsatz in sorgfältig ausgewählten Bereichen wie etwa beim Business Development“, sagt Hilgenstock.

Im Geschäftskundenvertrieb führe die KI-Nutzung in der Regel binnen vier bis sechs Monaten zu einer merklichen Verbesserung des Auftragslage und einem deutlichem Mehrumsatz. In der Verwaltung rechnen sich gezielte KI-Projekte ebenfalls binnen kürzester Zeit, hat Hilgenstock in seiner Praxis als Führungskraft auf Zeit festgestellt. Er gibt ein Beispiel: kontextbezogene Hilfe bei der Beantwortung von E-Mails mit einem KI-Tool. Die generative KI liest die ankommenden E-Mails und schlägt eine passende Antwort vor. Nach Projekterfahrungen des Experten lässt sich damit 30 bis 70 Prozent der Zeit einsparen, die bislang auf die elektronische Korrespondenz entfiel. „Bei durchschnittlich 30 E-Mails pro Tag ergibt sich dadurch eine enorme Entlastung“, sagt er. Nach einer Anlernphase seien die von der KI vorgeschlagenen Texte zudem von hoher Qualität.

Kleine KI-Impulse skalieren schnell

Hilgenstock gibt ein weiteres Beispiel: „Dank KI kann das deutschsprachige Sales Back Office die Korrespondenz mit der internationalen Kundschaft schneller und gezielter übernehmen, weil Übersetzungen kein Problem mehr darstellen.“ Der Interim-Manager spricht von einem durch KI häufig ausgelösten Skaleneffekt.

Er erläutert anhand des Beispiels: „Über die höhere Effizienz im Back Office weit hinausgehend werden nun auch internationale Kunden und Partner schneller und besser unterstützt, was die Geschäftsbeziehung stärkt und zu mehr Kundenzufriedenheit, mehr Aufträgen und mehr Umsatz führt. So skaliert der zunächst relativ kleine KI-Impuls im Back Office zu einem wachsenden Geschäftsvolumen.“

Es gebe viele derartige Beispiele, wie Hilgenstock bemerkt. Durch KI lasse sich in Unternehmen „ein schneller Produktivitätsgewinn bei gleichzeitiger Erhöhung der Qualität und Ankurbelung des Geschäfts erzielen“.

DSGVO und KI-Verordnung sind keine Show-Stopper

Die gelegentliche Ausrede, KI vertrage sich nicht mit der Datenschutz-Grundverordnung, lässt Hilgenstock nicht gelten. Er berichtet: „Ich führe seit über anderthalb Jahren kein Projekt mehr durch, in dem KI nicht eine maßgebliche Rolle spielt. Und in keinem einzigen Fall hat sich der Datenschutz als Show-Stopper erwiesen.“ Allerdings sei es geboten, bei der KI-Einführung im Unternehmen von Anfang an „sehr deutlich und schriftlich klarzumachen, wozu die KI eingesetzt werden darf und wozu nicht“. Hilgenstock empfiehlt: „Dabei sollte es nicht nur um den Datenschutz gehen, sondern auch um andere Compliance-Aspekte.“

Dazu gehöre auch die Schulung der Beschäftigten gemäß den Erfordernissen der KI-Verordnung. „Es geht bei allen meinen Projekten darum, die Betroffenen an Künstliche Intelligenz heranzuführen, ihnen die Potenziale konkret aufzuzeigen, aber auch klarzustellen, was nicht geht. KI nur bereitzustellen und sich dann nicht um die Einsatzfälle zu kümmern, ist sinnlos. Die Schulung und das Coaching während der Einführungsphase sind entscheidend für den Erfolg.“

Personalressourcen sind unerlässlich

Um die anfängliche Betreuung zu gewährleisten, sollten Unternehmen laut Hilgenstock gezielt eigene Personalressourcen zur Verfügung stellen, etwa in Form einer Task Force oder eines Chief Artificial Intelligence Officer (CAIO). Wenn dies aus Ressourcenknappheit oder Kostengründen nicht möglich sei, rät er zu Einschaltung eines externen KI-Profis für einige Monate. „Der Externe hat die Aufgabe, die interne Belegschaft mit dem entsprechenden Know-how auszustatten, sodass die Firma KI-fit ist, wenn er das Unternehmen wieder verlässt.“

Die KI-Einführung zu verschieben, hält der Interim-Manager „selbst angesichts der derzeitigen wirtschaftlichen Flaute in vielen Branchen für grundfalsch“. Er rät stattdessen zum gezielten KI-Einsatz im Vertrieb, um neue Kunden zu identifizieren, neue Zielgruppen zu erschließen und das Geschäft zu erweitern, statt auf bloße Kostenreduzierung zu setzen. Hilgenstock verweist auf eine aktuelle Untersuchung („Wirtschaftsreport 2025“), an der er mitgewirkt hat, wonach 90 Prozent der für die Studie befragten 550 Interim-Manager die Überzeugung vertreten, dass Vertrieb und Marketing zu den Gebieten gehören, auf denen der KI-Einsatz „am besten und am schnellsten“ Wirkung zeigt.