Mangelnde ERP-Usability kann leicht zur Effizienzbremse werden.

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Nutzen wollen, statt müssen Wie ERP (nicht) zur Effizienzbremse wird

22.06.2022

Zentrale IT-Lösungen wie ERP müssen bereits bei der Einführung „gewollt“ werden, also gegenüber den alten Prozessen bevorzugt. Andernfalls wird aus der Daten- und Informationsdrehscheibe eine Effizienzbremse. Doch wie lässt sich ein ERP anwenderfreundlich integrieren?

Unbestritten ist ein ERP-System das Herzstück modern aufgestellter Produktionsunternehmen. Es ist nicht nur die Informationsdrehscheibe, sondern auch Grundlage für eine Vielzahl von kritischen Managemententscheidungen, die nur auf Basis solider Daten aus dem Geschäftsalltag getroffen werden können.

„Häufig werden bei der Einführung und dem täglichen Betrieb einer ERP-Lösung der Nutzer und seine Akzeptanz nicht ausreichend bedacht. Die Folge: Das System wird ungern genutzt, Schatten-IT und Papierprozesse finden weiterhin statt. Erschwerend kommt hinzu, dass der Datenbestand kein ganzheitliches Unternehmensbild zeichnet und daher die Entscheidungsgrundlagen nicht solide unterstützt“, sagt Christian Biebl, Geschäftsführer von Planat.

Das mittelständische Softwareunternehmen ist seit mehr als 40 Jahren auf ERP-Software spezialisiert und bietet mit FEPA eine Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse von poduzierenden Betrieben zugeschnitten ist. Bei der Implementierung werden die zukünftigen Nutzer zunächst über Key-User umfassend in den Prozess eingebunden, um die Akzeptanz bereits beim Start maximal aufzubauen.

ERP-Usability ist mehr als schönes Design

Elementar bei der Nutzung einer ERP-Lösung ist – neben dem Design – vor allem ein schlüssiges Bedienkonzept: „Nutzer sind heute – anders als vor zehn oder 20 Jahren – den Luxus intuitiver Apps gewohnt. An diesem Beispiel muss sich eine Businessanwendung im Unternehmen ebenso messen lassen“, sagt Christian Biebl von Planat. Eine einheitliche Bedienlogik sorgt für schnelle Adaption durch die Mitarbeiter und einen hohen Nutzungsgrad.

Dashboards, die individuell angepasst werden können, sollten dem einzelnen Anwender die Möglichkeit geben, je nach Aufgabenstellung und Vorliebe, Datenzusammenhänge herzustellen und zu visualisieren. Im Ergebnis sieht der Anwender ausschließlich die im aktuellen Kontext relevanten Funktionen in wenigen Screens und im Stil von Dashboards – je nach Ebene im Unternehmen und Abteilung. Damit verbunden sind klare Definitionen der Rollen: Anwender sollten ausschließlich jene Bereiche sehen, die sie auch bedienen dürfen. Alles andere ist überflüssig und führt zu Unsicherheit.

Mobile Lösungen einbinden

Auch kleinere und mittelständische Betriebe können von mobilen Geräten in der ERP-Nutzung profitieren und Prozesse effizienter abbilden. Neben Apps zur Zeiterfassung, die leicht in den Workflow integriert werden können, sind auch Geräte wie Handscanner ideal, um fehleranfällige Prozesse, zum Beispiel Warenentnahmen, besser auf die Mitarbeiter abzustimmen. „Eine messbare Zeitersparnis und verbesserte Datenqualität sind einfach zu erzielen, Unternehmen können hierdurch mit recht simplen Mitteln wesentliche Verbesserungen in die laufenden Prozesse einbinden“, erklärt Christian Biebl.

FEPA, als Branchenprimus für mittelständische produzierende Unternehmen, bindet nicht nur solche Lösungsbestandteile ein, sondern kann auch als Standardlösung mit Branchenobjekten präzise auf den Unternehmenszweck ausgerichtet werden. Add-ons sorgen für weitere Funktionen, die passend zugefügt werden können.

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