Der zunehmende Fachkräftemangel entwickelt sich zu einem zentralen Problem. Immer mehr erfahrene Arbeitskräfte gehen in den Ruhestand, während es gleichzeitig schwerfällt, offene Stellen nachzubesetzen. Laut einer Umfrage der DIHK gelingt es 43 Prozent der Unternehmen nicht mehr, vakante Positionen zu besetzen. Besonders betroffen sind Bereiche, die für zentrale Zukunftsaufgaben wie die Dekarbonisierung, Digitalisierung und den Ausbau der Infrastruktur eine Schlüsselrolle spielen.
Mit dem Verlust dieser Fachkräfte geht auch wertvolles Erfahrungswissen über Maschinen, Störungen und Ersatzteile verloren – mit gravierenden Folgen: Stillstandzeiten verlängern sich, die Fehlerquote steigt, und der manuelle Aufwand wächst spürbar. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen weiterhin auf fragmentierte Informationsquellen wie Excel-Listen oder lokale Dokumentationen. Solche Insellösungen werden der zunehmenden Komplexität technischer Systeme und dem Bedarf an schnellen, fundierten Entscheidungen längst nicht mehr gerecht.
Genau hier setzt das Konzept smarter Instandhaltungsprozesse an: Es zielt darauf ab, den Zugang zu unternehmensweitem Wissen grundlegend zu verändern – weg von isolierten Anwendungen, hin zu einer interaktiven, kontextbezogenen Arbeitsumgebung. Moderne Plattformen wie der Insight Workplace von Mindbreeze verfolgen diesen Ansatz, indem sie sämtliche relevanten Informationen aus dem Unternehmen bündeln und über eine einheitliche Oberfläche verfügbar machen. Mitarbeitende müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Applikationen wechseln, sondern können zentral auf alle benötigten Daten zugreifen und direkt damit arbeiten.
Wissensgewinnung durch „Datenreisen“
Das Herzstück des Insight Workplace sind sogenannte Insight Journeys. Dabei handelt es sich um die Abbildung geschäftskritischer Prozesse als durchgängige, kontextbasierte „Datenreisen“. Derartige Journeys begleiten beispielsweise die detaillierte Wartung eines Bauteils, die Behebung einer Fehlermeldung oder das Onboarding neuer Techniker:innen. Sie bestehen nicht aus einer einzigen Abfrage, sondern aus mehreren aufeinander abgestimmten Schritten, in denen unterschiedliche Informationen benötigt, verknüpft und abgerufen werden.
Zentrale Elemente innerhalb dieser Journeys sind die „Insight Touchpoints“. Anders als klassische, meist statische Ansichten, sind sie interaktive, wiederverwendbare und kontextsensitive Zugriffspunkte entlang eines Prozesses. Touchpoints sind nicht auf einzelne Datenansichten beschränkt, sondern ermöglichen eine dynamische Navigation: Nutzerinnen und Nutzer können direkt mit den Ergebnissen einer Interaktion weiterarbeiten, nahtlos den nächsten Schritt einleiten und dabei vom inhaltlichen Kontext profitieren – ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
Ein anschauliches Beispiel für smarte Instandhaltung ist die „Interactive Exploded View“: Eine visuelle Darstellung von Bauteilen, in der Nutzerinnen und Nutzer direkt kontextbezogene Informationen abrufen können – etwa zum jeweiligen Teil, zugehörigen Verträgen oder Bestellnummern. Dadurch lässt sich ohne Unterbrechung aus einer Hilfestellung heraus zum nächsten relevanten Touchpoint navigieren – sei es ein technisches Dokument, ein Rechtsdokument oder sogar ein angebundener Webshop.
Intelligente Basis
Moderne Systeme basieren auf Technologien wie Künstlicher Intelligenz, semantischer Suche und „Retrieval Augmented Generation“ (RAG). Dadurch lassen sich auch vage oder unspezifische Anfragen in präzise, kontextbezogene Antworten überführen. Die Interaktion erfolgt intuitiv – etwa über einen Chat. Dieser erstellt auf Wunsch Zusammenfassungen, liefert gezielte Informationen oder weist proaktiv auf relevante Updates und Neuigkeiten hin.
Ein zentraler Vorteil professioneller Lösungen liegt in ihrer Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Anders als generische KI-Tools, die keine Kontrolle über die Datenherkunft bieten, verknüpfen hochwertige Systeme ihre Antworten direkt mit den zugrunde liegenden Quelldokumenten. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, auf welcher Informationsbasis eine Aussage beruht – ein entscheidender Faktor im Unternehmenskontext, wo Verlässlichkeit, Transparenz und Datensicherheit oberste Priorität haben. Das System liefert belastbare Ergebnisse und signalisiert klar, wenn keine valide Antwort vorliegt – und minimiert so das Entstehen von „Halluzinationen“.
Die Vorteile smarter Instandhaltungsprozesse sind klar messbar und bieten unmittelbaren wirtschaftlichen Mehrwert. Besonders im Wartungsbereich, wo jeder ungeplante Stillstand hohe Kosten verursacht, ist der schnelle, zuverlässige Zugang zu Informationen über alternative Bauteile, Reparaturverfahren oder verfügbare Bestände von zentraler Bedeutung. Ein intelligentes System, das einer Nachtschicht-Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter bei einer Fehlermeldung sofort die relevanten Daten liefert, kann einen vollständigen Fertigungsstopp verhindern – insbesondere dann, wenn Erfahrungswissen fehlt oder nicht unmittelbar verfügbar ist.
Smarte Systeme leisten weit mehr als reine Effizienzsteigerung – sie sichern unternehmenskritisches Know-how langfristig und strukturiert. Anstatt Wissen mühsam in separaten Tools aufzubauen, nutzen sie vorhandene Informationsquellen wie Wikis, Dateisysteme oder Dokumentenmanagement-Systeme. Durch Indexierung und semantische Analyse entsteht eine einheitliche Zugriffsebene – ganz ohne aufwendige Datenmigration. Besonders bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender oder im Zuge von Unternehmenszusammenschlüssen ist das ein entscheidender Vorteil: Relevante Inhalte sind schnell auffindbar, vernetzt und werden kontextbezogen bereitgestellt. Über eine integrierte Graphenfunktion lässt sich zudem dynamisch ermitteln, wer als Fachexpertin/Fachexperte für ein bestimmtes Thema gilt.
Messbarer Mehrwert
Smarte Instandhaltung ist längst kein isoliertes Thema mehr, sondern ein zentraler Baustein der digitalen Transformation. In einem Umfeld geprägt von Fachkräftemangel, wachsendem Effizienzdruck, komplexen Industrieanlagen und zunehmender Regulierung wird die Fähigkeit, Informationen intelligent zu vernetzen, zu interpretieren und kontextbezogen bereitzustellen, zum strategischen Erfolgsfaktor. Klassische Wissensmanagementsysteme stoßen hier an ihre Grenzen.
Moderne, KI-basierte Plattformen wie der Insight Workplace von Mindbreeze schaffen Abhilfe, indem sie bestehende Datenquellen verknüpfen, Wissen strukturiert über Insight Journeys verfügbar machen und über interaktive Touchpoints den direkten Zugriff im Arbeitskontext ermöglichen. Sie sichern kritisches Know-how, reduzieren Ausfallzeiten, steigern die Produktivität und liefern messbaren wirtschaftlichen Mehrwert.
Smarte Instandhaltung ist keine Kür mehr, sondern Pflicht – für alle, die Betriebsfähigkeit, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit auch in Zukunft gewährleisten wollen.
