In langjährigen Familienunternehmen steckt enormes Wissen – in Dokumenten, Prozessbeschreibungen und vor allem in den Köpfen erfahrener Mitarbeitender. Doch wie kann dieses Wissen schnell auffindbar gemacht und bewahrt werden, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen? Das Technologietransfer-Projekt DIG:IT-KMU der Technischen Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) hat gemeinsam mit dem Unternehmen Münch einen auf Künstlicher Intelligenz basierenden Chatbot entwickelt, um dieses Problem zu lösen.
Grundlage war die firmeneigene Wissensdatenbank des seit 1947 inhabergeführten Familienunternehmens, die auf dem Open-Source-System TikiWiki basiert. Das auf Metallverarbeitung spezialisierte Unternehmen aus dem unterfränkischen Karlstadt nutzt diese Datenbank für sein internes Wissensmanagement. In dem Chatbot können Mitarbeitende ihre Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhalten direkt verständliche Antworten aus der Wissensdatenbank des Unternehmens. Sie müssen sich somit nicht mehr merken, wo genau die gesuchte Information abgelegt ist.
„Gerade im Mittelstand ist das über Jahre gewachsene Erfahrungswissen ein echter Wettbewerbsfaktor und muss im Unternehmen bestmöglich zugänglich gemacht werden“, so Prof. Dr.-Ing. Bastian Engelmann, Projektleiter DIG:IT-KMU. „Dieser Anwendungsfall steht beispielhaft für den Ansatz von DIG:IT-KMU: Wir machen solches Wissen mit KI zugänglich und überführen die Technologie direkt in die betriebliche Praxis.“
Ein Assistent für den Arbeitsalltag
Der Nutzen zeigt sich vor allem im Alltag. Wer etwas nachschlagen möchte, muss nicht erst wissen, in welchem Dokument oder Bereich des Wikis die Antwort zu finden ist. Es genügt, eine Frage in Alltagssprache zu stellen, und der Assistent liefert die passende Auskunft samt Quellenverweis. Das ist besonders in der Einarbeitung praktisch, da sich neue Mitarbeitende und Auszubildende vieles direkt selbst erschließen können, während das über Jahre gewachsene Erfahrungswissen für alle abrufbar bleibt. Und der Chatbot hilft nicht nur bei Prozessfragen weiter: Auch interne Neuigkeiten oder anstehende Termine lassen sich auf Zuruf finden.
Besonders im Qualitätsmanagement bietet sich der Einsatz an. Das Unternehmen Münch ist nach ISO 9001:2015 und EN 1090-1/-2 EXC3 zertifiziert. Bei Audits und in der täglichen Qualitätssicherung kann der Assistent die passende Arbeits- oder Prozessanweisung innerhalb weniger Sekunden auffinden, anstatt sie in einer umfangreichen Dokumentation suchen zu müssen.
Eine weitere Stärke liegt in der Mehrsprachigkeit. Auf Wunsch beantwortet der Assistent dieselbe Frage auch in anderen Sprachen. Für Mitarbeitende, die im Alltag sicher Deutsch sprechen, sich mit Fachjargon aber schwertun, kann das den Zugang zum Firmenwissen spürbar erleichtern: „Mehrsprachigkeit ist für solche Modelle technisch keine große Sache. Für mich als Ukrainer zählt etwas anderes: Viele kommen zum Arbeiten nach Deutschland und meistern den Alltag, scheitern aber an Fachbegriffen und Behördensprache“, erklärt Vladyslav Borysenko, wissenschaftlicher Mitarbeiter von DIG:IT-KMU. „Der Assistent übersetzt nicht nur, er erklärt auf Wunsch einfacher, und das hilft im Job mehr, als man denkt.“ Seit Ende 2025 ist der Assistent im praktischen Betrieb erprobt – ein konkreter Schritt für das Unternehmen Münch, um sein über Jahrzehnte gewachsenes Wissen dauerhaft verfügbar zu halten.
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