Papierflut adé: Aktenschränke voller Listen sollen mit der App BMC@Work der Vergangenheit angehören.

Bild: iStock, alphaspirit

Industrielle Instandhaltung Das Ende des Papier-Albtraums: Dokumentation per App

27.09.2021

Daten liefern Erkenntnisse. Aber nicht immer: Auf Papier sind sie lediglich tote Informationen. Mit einer App kann der Workflow für Instandhalter von Industrieanlagen smart gestaltet werden.

Bei der Wartung und Instandhaltung von Industrieanlagen entstehen Unmengen an Daten. Und zwar genau dort, wo die Instandhalter ihre Arbeit leisten: direkt in der Anlage.

Um die Daten so genau wie möglich zu dokumentieren, ist es wichtig, sie ohne Umwege und Zeitverlust aufzuzeichnen. Wie beim Spiel „Stille Post“ geht mit jeder analogen Weitergabe ein Teil des Inhalts verloren. Bisher bestanden Wartungsprotokolle aus umfangreichen Papierlisten, die von Hand ausgefüllt und abgeheftet wurden – im schlechtesten Fall nachträglich, wenn die passende Liste nicht vor Ort war. So entstanden Aktenschränke voller Ordner, in denen die Listen ihre Aufbewahrungsfrist erfüllten.

Erkenntnisse statt „toter Informationen“

Diese Listen sind voll mit Daten, die mehr können, als nur Schränke zu füllen. Um einen echten Erkenntnisgewinn daraus zu ziehen, müssen sie allerdings analysiert werden. Das ist nur mit enormem Aufwand möglich, wenn es sich um physische Ordner und beschriebenes Papier handelt. Die passenden Einträge zu suchen, zu sammeln und nachträglich zu digitalisieren, kostet Zeit und Geld. „Auf Papier sind es tote Informationen“, sagt Oliver Wichmann, Geschäftsbereichsleiter Digital Solutions bei Bilfinger Engineering & Maintenance.

Durch eine direkte digitale Aufnahme sind alle Informationen auch später unmittelbar abrufbar und können lückenlos weiterverarbeitet werden. Nur so ergibt sich die Möglichkeit, sie zu filtern, in Beziehung zu setzen und auszuwerten. Diese Reports geben dem Anwender einen inhaltlichen Mehrwert und lassen zu, dass beide Seiten Schlussfolgerungen daraus ziehen: Schwachstellen können identifiziert, die Instandhaltungsstrategie optimiert werden.

Die Implementierung ist schnell und kostengünstig. Wichmann spricht vom „Ende des Albtraums aus Papier.“ Die praxiserprobte App BMC@Work aus dem Hause Bilfinger ermöglicht es dem Instandhalter, direkt vor Ort seine Beobachtungen und Arbeiten zu dokumentieren. Mit dem Smartphone oder Tablet arbeitet er an den ihm zugewiesenen Aufträgen, füllt Checklisten aus, erstellt Meldungen, hängt Fotos an, die er direkt in der Applikation aufnimmt. Papier ist in diesem Prozess obsolet, die Eingaben sind präzise und validiert.

Thomas Dirr ist Instandhaltungsmechaniker bei Bilfinger und arbeitet seit einiger Zeit mit BMC@Work, kennt aber natürlich auch die analoge Arbeit mit Listen. „Die papierlose Abwicklung spart eine Menge Zeit und bedeutet für uns eine enorme Arbeitserleichterung", so sein Fazit.

Feedback aus der Praxis

BMC@Work arbeitet SAP-basiert. Alle Eingaben werden automatisch für den Anwender mit dem SAP-System synchronisiert. Die Benutzeroberflächen sind intuitiv und ohne spezielle Vorkenntnisse bedienbar. Gleichzeitig könnte die Anwendung nicht näher am Praxisbetrieb sein: Bei Bilfinger Engineering & Maintenance arbeiten mehr als 3.000 Mitarbeiter in den technischen Bereichen als Handwerker und Ingenieure.

Damit war die Entwicklung der Software nicht IT-geprägt, sondern aus der Sicht des Instandhalters. „Wir haben ein enormes Verständnis für die Branche“, sagt Wichmann, der seit 2011 bei Bilfinger tätig ist und BMC@Work mitentwickelt hat. Wer als Entwickler in engem Austausch mit einem großen Kollegenteam steht, kann sich über regelmäßiges und konstruktives Feedback direkt aus der Praxis freuen.

Arbeitssicherheit in der Instandhaltung

Für Industriedienstleister wie Bilfinger ist Arbeitssicherheit von unmittelbarer wirtschaftlicher Bedeutung. Kundenaufträge sind an Arbeitssicherheitskennzahlen gebunden. Wer nicht gut abschneidet, spielt nicht nur mit der Gesundheit seiner Mitarbeiter, sondern verliert auch Aufträge.

Damit diese Kennzahlen erreicht werden können, müssen alle Mitarbeiter im Prozess eingebunden sein und Gefahren, Ereignisse oder Beinahe-Unfälle konsequent melden. Das klingt logisch, wenn man bedenkt, dass nur durch die Aufmerksamkeit aller Mitarbeiter Probleme gelöst und Unfälle vermieden werden können.

Eine Hürde bei dieser Zusammenarbeit ist menschliche Bequemlichkeit. Ist zur Meldung eines Vorfalls ein Protokoll nötig, aber nicht direkt verfügbar oder zu kompliziert aufgebaut, kann das eine gewisse Trägheit in der Meldekette mit sich bringen. Die Mitarbeit muss also möglichst intuitiv und vor allem einfach und schnell sein.

Besonders wertvoll ist daher in der BMC@Work-App die Verknüpfung der notwendigen Arbeitssicherheitsdokumentation mit dem Auftrags-Workflow. Beispielweise erinnert die App, dass jeder Mitarbeiter bei Beginn seiner Arbeit vor Ort eine Last Minute Risk Analysis (LMRA) ausfüllen muss. Damit überprüft er, ob ein sicheres Arbeitsumfeld gegeben ist. Unabhängig davon können Meldungen zu gefährlichen Situationen oder Beinahe-Unfällen jederzeit übermittelt werden.

Lösung auch extern im Einsatz

Grundidee der App war es, dem operativen Mitarbeiter effizient und papierlos alle notwendigen Auftragsinformationen zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören im Arbeitsalltag eines Instandhalters natürlich noch mehr Module als die Dokumentation von Wartungsprotokollen und das Erfassen von HSEQ-Ereignissen.

Die App bietet daher ebenfalls Zugriff auf Aufträge, eine Arbeitszeiterfassung und Materialfunktionen. Diese Lösung hat sich nicht nur bei Bilfinger intern bewährt. Zahlreiche Kunden im industriellen Umfeld arbeiten seit vielen Jahren erfolgreich mit BMC@Work.

Aktenordner voll „toter Informationen“ werden in Zeiten rasanter Digitalisierung bald nur noch den Rest ihrer Aufbewahrungsfrist überstehen. Daten sind nicht nur im Marketing das neue Gold. Sie sorgen auch bei Industriedienstleistern dafür, dass Anlagen effizienter gewartet und Arbeiten noch sicherer ausgeführt werden.

Bildergalerie

  • BMC@Work ermöglicht es dem Instandhalter, Meldungen direkt vor Ort zu protokollieren.

    Bild: Bilfinger

  • „Aus der Praxis für die Praxis“ ist einer der Leitsätze der mobilen Instandhaltungslösung aus dem Hause Bilfinger.

    Bild: Frank Rumpenhorst, Bilfinger

  • Die Benutzeroberfläche von BMC@Work ist intuitiv und ohne spezielle Vorkenntnisse bedienbar.

    Bild: Bilfinger

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