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Derzeit arbeiten rund 25 Prozent der Beschäftigten von zuhause – vor der Krise waren es lediglich 12 Prozent.

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Neue Herausforderungen und Lösungen Home-Office: Die wichtigsten Learnings

01.09.2020

Ein Virus hat uns in eine völlig neue Arbeitswelt geschleudert, die wir zunächst erstaunlich gut meistern konnten. Nun, nach etwa einem halben Jahr sind aus vielen ad hoc Antworten auf drängende Probleme erprobte Lösungen entstanden.

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Die Bedeutung des Home-Office hat im Zuge der Covid-19-Pandemie stark zugenommen. Wie die Mannheimer Corona-Studie „Schwerpunktbericht zur Erwerbstätigkeit in Deutschland“ (2020) zeigt, arbeiten derzeit rund 25 Prozent der Beschäftigten von zuhause – vor der Krise waren es lediglich 12 Prozent. Bezogen auf Büroarbeitsplätze, die nach Untersuchungen des Bitkom etwa die Hälfte aller Arbeitsplätze in Deutschland ausmachen, ergibt sich also eine Homeoffice-Quote von circa 50 Prozent. Dennoch zeigt sich: Für viele Arbeitnehmer bedeutet Home-Office noch immer Neuland. Entsprechend stehen viele von ihnen vor persönlichen, organisatorischen und technischen Herausforderungen.

Der fehlende Kontakt zu Kollegen und Vorgesetzten, die fehlende Struktur und Selbstorganisation sowie falsche Erwartungshaltungen an das Home-Office erschweren die virtuelle (Zusammen-) Arbeit für viele Mitarbeiter. Damit einher geht die ständige Ungewissheit, wie es weitergeht: „Werde ich meinen Job behalten?“; „Wann darf ich zurück ins Büro?“; „Wie wird mein Arbeitsalltag nach Corona aussehen?“

Neue Herausforderungen

Neben jenen persönlichen Herausforderungen spielen auch technische und organisatorische Bedingungen eine wichtige Rolle. Eine stabile Internetverbindung, das nötige technische Equipment sowie funktionierende Tools für Video-Calls und Webkonferenzen entscheiden darüber, wie gut Mitarbeiter im Home-Office zurechtkommen. Unternehmen mussten innerhalb kürzester Zeit auf jene persönlichen, organisatorischen und technischen Herausforderungen reagieren. Ein persönlicher Austausch oder Kontakt vor Ort war oftmals plötzlich nicht mehr möglich – umso wichtiger wurde eine digitale Kommunikation. Hier wird einmal mehr der Vorteil von (mobilen) Intranets klar: alle Mitarbeiter können ortsunabhängig erreicht und Informationen zur Verfügung gestellt werden.

Mobile HR-Services

Auch für Personalabteilungen änderte sich durch Covid-19 vieles – Mitarbeiter sind nicht mehr vor Ort, ein Überblick über die Arbeitszeiten fehlt und Feedback, wie es der Belegschaft geht und wo sie Verbesserungsvorschläge sehen, ist wichtiger denn je. Wie können mobile HR-Services hier unterstützen?

Vor allem Krankschreibungen haben in Zeiten der Corona-Krise einen hohen Stellenwert, egal ob es sich dabei um Covid-19-Infektionen oder andere Erkrankungen handelt. Dank der mobilen HR-Services können die Krankmeldungen und dazugehörigen AU-Bescheinigungen direkt am Smartphone eingereicht und aktualisiert werden. Mittels Push-Benachrichtigen an hinterlegte Kollegen, Vorgesetzte und die Personalabteilung versinken diese nicht mehr in einer E-Mail-Flut, sondern können Krankmeldungen übersichtlich in der Software einsehen. Ein weiterer Vorteil: physische Kontakte können dadurch vermieden und eventuelle Infektionsketten durchbrochen werden.

Trotz eingeschränkter Reisemöglichkeiten ist die Urlaubsplanung für die Mitarbeiter dennoch wichtig, sei es für Brückentage, die anstehenden Sommerferien oder langfristig geplanten Winterurlaub. Mit den mobilen HR-Services können Arbeitnehmer den Urlaub bequem von zuhause aus beantragen und, wenn aufgrund der aktuellen wirtschaftlichen Situation nötig, bestehenden Urlaub wieder stornieren. Mithilfe der passenden Software-Schnittstelle wird genehmigter Urlaub direkt im Mitarbeiterkonto verbucht.

Für viele Unternehmen ist es derzeit schwer, die Arbeitszeiten ihrer Belegschaft im Home-Office nachzuvollziehen. Hier kommt die mobile Zeiterfassung ins Spiel – Mitarbeiter können mit einem Klick ihre Arbeitszeit am Smartphone starten, pausieren und stoppen. Dabei haben beide Seiten einen Vorteil: Unternehmen bekommen einen Einblick, wann und wie lange ihre Mitarbeiter arbeiten; Arbeitnehmer können Überstunden ohne Aufwand tracken und zum Beispiel in Form von Freizeitausgleich abbauen.

Nähe trotz physischer Distanz

Aufgrund der aktuellen Covid-19-Pandemie sind viele Arbeitnehmer zu Kurzarbeit oder Homeoffice gezwungen, Kinder zu betreuen oder den Sicherheitsmaßnahmen im Büro Folge zu leisten. Um den Kontakt zu den Arbeitnehmern dennoch nicht zu verlieren, können Unternehmen Umfragen durchführen, um Feedback der Belegschaft einzuholen und ein Stimmungsbild in der aktuellen Situation zu bekommen.
Schwerpunkt solcher Umfragen ist es, die Mitarbeiter zu befragen, wie sie mit der aktuellen Krise umgehen und welche Sorgen und Verbesserungsvorschläge sie haben.

Mögliche Umfragen in Zusammenhang mit Corona:

  • Benötigen die Mitarbeiter aktuell Unterstützung, zum Beispiel im Homeoffice?

  • Wie gut werden technische und organisatorische Herausforderungen im Homeoffice gemeistert?

  • Wie erfolgreich kann der Arbeitsalltag im Homeoffice gemeistert werden?

  • Wie sicher fühlen sich die Mitarbeiter mit den vom Unternehmen getroffenen Sicherheitsmaßnahmen?

  • Welche zusätzlichen Schutzmaßnahmen sind erwünscht?

  • Werden die Sicherheitsvorschriften im Büro eingehalten?

Egal ob im Homeoffice oder vor Ort - Teilnehmer können jederzeit und überall an Umfragen teilnehmen und ihr Feedback mitteilen.

Mithilfe von Umfragen gelingt es Unternehmen in der Covid-19-Krise trotz physischer Distanz Nähe zu ihren Mitarbeitern zu schaffen. Diese wiederrum fühlen sich gehört und ernstgenommen. Gerade in jenen unsicheren Zeiten während der Pandemie ist es wichtig, ein offenes Ohr für die Belegschaft zu haben, Sorgen und Ängste zu verstehen und Sicherheit zu bieten. Unternehmen haben durch das Feedback außerdem die Chance, Kommunikations- und Organisations-Prozesse besser zu gestalten und somit auch während der Krise weiterhin möglichst effizient zu arbeiten.

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