„Je nach Anwendungslandschaft kann ein Releasewechsel dem Aufwand einer Neuinstallation gleichkommen. Daher sollte vor einem Releasewechsel untersucht werden, ob das Bestandssystem noch die Anforderungen erfüllt – auch in der Version nach dem Releasewechsel“, sagt Christian Biebl, Geschäftsführer von Planat.
Der mittelständische Softwarehersteller hat sich bereits vor Jahrzehnten auf Betriebe und Unternehmen mit eigener Produktion und Losgrößen zwischen Einzel- und Massen- sowie Variantenfertigung spezialisiert. Das selbst entwickelte System bietet einen umfangreichen Standard, der mit Branchenobjekten auf das Unternehmen zugeschnitten werden kann. Als Add-ons werden zahlreiche weitere Funktionen angeboten, die den Nutzwert der Lösung weiter erhöhen.
Ebenso weiche Faktoren beachten
Zunächst ist das Festhalten an einer Altlösung keine gute Idee: Die Folgen einer veralteten ERP-Lösung wirken sich oftmals negativ auf das Geschäftsmodell aus. Ineffizienz und Schattenprozesse auf Abteilungsebene lähmen Wachstumspotenziale im Unternehmen. Dazu zählt auch die Frustration von Mitarbeitern über die Bedienung des ERP-Systems.
„Neben der möglicherweise mangelnden Zukunftssicherheit führt eine unbequeme Benutzeroberfläche zu Frustration der Mitarbeiter und zu Produktivitätsverlusten. In mangelnder User Experience liegt die Hauptursache für Schattenprozesse, die außerhalb des ERP-Systems stattfinden und enorme Fehler erzeugen können. Arbeiten die Mitarbeiter hingegen gerne mit einer Lösung, ist obendrein die Wertschöpfung höher“, sagt Biebl von Planat. Zwar gilt die Akzeptanz einer Softwarelösung durch die Mitarbeiter eher als weicher Faktor, der allerdings nicht übergangen werden sollte.
Wenn also das aktuelle ERP an seine Grenzen stößt und bei den Mitarbeitern bei bestimmten Prozessen und einzelnen Schritten durch Nutzung von Excel-Tabellen oder papierbasierten Abläufen übergangen wird, bietet sich ein Wechsel auf ein funktionales Neusystem an. Je mehr Zeit Unternehmen vergehen lassen, umso höher steigen die Unterhalts-, Anpassungs- und Wartungskosten für das alte System, während die Verluste durch ungenutzte Wachstums- und Entwicklungschancen ebenso steigen.
Kompletter Neustart oft die bessere Wahl
Moderne ERP-Systeme sind leistungsstärker, vielseitiger und bieten dank aktueller Benutzeroberflächen eine deutlich bessere User Experience. Die Motivation der Mitarbeiter, diese Lösungen zu nutzen, wächst daher. Im Blick sollte zudem die IT-Infrastruktur gehalten werden: Würde zwar ein Releasewechsel noch auf der vorhandenen Serverstruktur laufen, ist dennoch ein Ende der Hardware absehbar. „Wir erleben in der Praxis öfter wacklige Altsysteme auf Hardware, die manchmal mit gebraucht gekauften Komponenten am Leben gehalten wird. Oftmals ist es auf lange Sicht wesentlich preiswerter, Inftrastruktur und ERP an die Zukunft anzupassen“, resümiert Planat-Chef Biebl.
Wenn also zentrale Datenhaltung und deren Analyse in Echtzeit eine wichtige Anforderung sind, ist es oft mit dem Releasewechsel nicht getan. „Moderne ERP-Plattformen schaffen eine einheitliche Datenbasis für alle Aktivitäten quer durch das gesamte Unternehmen. Mehr Transparenz und ein verlustfreier Informationsfluss verbessern den Überblick, während Redundanzen, Inkonsistenzen und doppelter Erfassungsaufwand der Vergangenheit angehören“, so Biebl.
