Wo ist welche Datei? Auch innerhalb von IT-Strukturen können Daten verloren gehen, schlichtweg, weil sie nicht sachgemäß und logisch abgelegt werden.

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„Vom Aufbewahren und Wiederfinden“ So geht modernes Wissensmanagement

19.07.2022

Daten, Dateien, Dokumente, Prozesse... In Unternehmen laufen all diese Dinge seit Langem digital. Damit wächst der riskante Irrglaube, dass diese neuen Formate keinen Platz benötigen und Dateien „sicher“ gespeichert sind. Doch auch digitale Systeme brauchen Pflege – sonst droht Chaos.

Fast schon vergessen sind die Zeiten, in denen Akten und Schränke ganze Räume füllten, um Wissen und Informationen aufzubewahren. „Die digitale Transformation führt aber in vielen Unternehmen immer noch zur Fehlannahme, dass die neuen Formate keinen Platz benötigen, da sie ja haptisch nicht mehr greifbar sind“, erklärt Niko Neskovic, Geschäftsführer bei NetComData, und erläutert: „Das ist allerdings ein Irrglaube, der leider noch immer zu oft mit den fatalen Folgen eines Systemausfalls einhergeht. Auch digitale Systeme brauchen regelmäßige Pflege und auch hier muss ausreichend Platz zur Verfügung stehen.“

Vom Aufbewahren und Wiederfinden

Schon aus Zeiten der Aktenschränke ist das Problem des Wiederauffindens von Informationen bekannt. Zwar weiß man, dass eine Information vorliegt – nur wo? Das ist die Frage. Auch innerhalb von IT-Strukturen können Daten verloren gehen, schlichtweg, weil sie nicht sachgemäß und logisch abgelegt werden.

„Sinnvolle Hinterlegung der Metadaten, Dateinamen und Zugehörigkeiten zu Projekten oder Kunden bilden die Grundbasis. Über die Suchfunktion sind sie dann innerhalb von Sekunden parat“, verdeutlicht Niko Neskovic. Neben schnellen Suchvorgängen liegt ein weiterer Vorteil in Optionen, wie Berechtigungsvergaben und Automatisierungen. Diese Tools und Vorgänge ermöglichen ohne Aufwand Informationsbereitstellung nach dem „Need-to-know“-Prinzip. Sie sparen Zeit, vereinfachen den Alltag und schaffen so Ressourcen für wichtigere Aufgaben beziehungsweise solche, die wesentlich produktiver und arbeitsbezogener sind als reine Such- oder Verwaltungsvorgänge.

Besonders große Unternehmen profitieren von solchen Automatisierungen. Protokollfunktionen ermöglichen es, Änderungen, Entwicklungen oder neue Informationen von Arbeitsprozessen und Aufgaben, Projekt- oder Kundenbetreuungen einmalig aufzunehmen und diese anschließend allen anderen Beteiligten zur Verfügung zu stellen, im besten Fall standortunabhängig und in Echtzeit. Doch gerade damit solche IT-Systeme ausfallsicher laufen, benötigen sie eine sinnvolle Struktur und kontinuierliche Pflege.

Mit Know-how am System bleiben

Fortlaufende Back-ups, System- oder Programm-Updates und vor allem das exponentielle Datenwachstum machen eine Systemanpassung von Zeit zu Zeit nötig. Tatsächlich brauchen auch digitale Dokumente Platz. Und auch die Formatart ändert sich rasant. Waren nach den Papierformaten jahrelang Disketten und CDs beliebte Speichermedien, können die Informationen auf solchen Trägermedien mitunter gar nicht mehr abgerufen werden.

Das liegt zum einen daran, dass heutzutage kein PC oder Surface mehr einen Slot für Floppydiscs besitzt, manche sogar nicht einmal mehr für CDs, und zum anderen, dass die Programme und Betriebssysteme, in denen die Informationen geschrieben und gespeichert wurden, von heutigen Betriebssystemen absolut nicht mehr unterstützt werden. Verhindern kann man diese Probleme durch Datenmigrationen.

Sinnvoll sind diese auf jeden Fall immer bei einer Systemumstellung, die gelegentlich notwendig ist, um den aktuellen Anforderungen an Programmtechnik, Grafik, Geschwindigkeit und Sicherheit Rechnung zu tragen. Doch wann genau – damit tun sich Geschäftsführer oft schwer. Bedeutet der Einsatz neuer IT-Hardware und -Software doch auch immer Kosten. „Hier hilft es, sich Know-how von außen zu holen. Mit Managed Services unterstützen externe IT-Spezialisten, die kontinuierlich das Gesamtsystem im Blick behalten“, so Niko Neskovic.

Sinnvolles Monitoring ist mehr als reine Datensammlung

Jetzt könnte man sagen: „Es gibt ja Monitoring-Tools, das machen wir lieber selbst.“ Doch hilft das Monitoring allein erst einmal nicht, es sammelt nur Daten. Diese auszuwerten bedarf wiederum einer Fachexpertise und einer gewissen Routine, um produktive Schlüsse zu ziehen und daraus bedarfsgerechte Maßnahmen abzuleiten.

„Unsere Mitarbeiter sind darauf geschult und es gehört zu ihrem Tagesgeschäft, die Werte aus dem Monitoring in Bezug zum Workflow eines Unternehmens zu setzen. Diese Analysen erfolgen regelmäßig, wodurch potenzielle Schwachstellen schnell erkannt werden. So zum Beispiel Lastspitzen zu unterschiedlichen Tageszeiten und entsprechende Systemüberlastungen, die Risiken eines Ausfalls bergen könnten“, erklärt Neskovic und erläutert: „Dabei profitieren Unternehmen hier vom Pay-as-you-need-Prinzip. Speicherkapazitäten, Hard- und Software können bedarfsgerecht als SaaS, IaaS, Cloud oder PaaS, wie unser ContentShare, gemietet werden.“

Türsteher, Bunker und Sicherheitsnetz

Wer Managed Service als Dienstleistung nutzt, profitiert von einem ganzen Team aus IT-Spezialisten, die zum Beispiel 24-Stunden-Bereitschaft bieten können. Auf Vorfälle geschult führen sie jeden Schritt innerhalb kürzester Zeit souverän aus. Zudem unterstützen externe Profis wie NetComData dabei, die Dreifaltigkeit der Datenverwaltung einzuhalten: Back-up, Storage und Managing.

Dabei ist Back-up nicht gleichzusetzen mit „speichern“. Es macht einen großen Unterschied, ob Daten einfach unbedacht gespeichert werden oder ob hier eine geordnete und vor allem redundante Organisation vorhanden ist. Redundant bedeutet dabei allerdings nicht, dass Datenmüll gesammelt werden soll. Vielmehr geht es hier um Mehrfach-Back-ups, die bestenfalls sogar an unterschiedlichen Standorten deckungsgleiche Sicherungen anlegen.

„Kommt es auf dem Hauptrechner zu einem Vorfall, bestehen in diesem Fall alle Daten entweder inhouse noch auf Bändern oder Festplatten oder sogar geografisch an einem anderen Ort. So entfällt selbst im Fall eines Gebäudebrandes oder ähnlichen Ereignisses der komplette Verlust der unternehmenswichtigen Daten“, so Neskovic.

Auch zur Absicherung gegen Hackerangriffe macht es Sinn, Profis zurate zu ziehen. Trojaner, Programme und Strategien von Hackern ändern sich stetig, sind fast schon wie Wettkämpfe der Kreativität zu sehen. Hier am Ball zu bleiben bedeutet, sich täglich mit den Entwicklungen zu beschäftigen und tief in der IT-Branche zu arbeiten. Wer hier auf geschulte Fachkräfte setzt, kann davon ausgehen, dass diese genau wissen, wann Firewalls, Sicherheitspatches, VPN-Verbindungen oder Ähnliches upzudaten sind, um auf die aktuellsten Gefahren vorbereitet zu sein.

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