Das Anwendungsszenario „Information-Butler fürs Büro“ der Plattform Lernende Systeme zeigt, wie die Einführung von KI-basierten Assistenzsystemen im Unternehmen gelingt.

Bild: Plattform Lernende Systeme

So gelingt die Zusammenarbeit mit KI-Assistenten Anwendungsszenario: Information-Butler

02.06.2022

Künstliche Intelligenz (KI) verändert den Arbeitsalltag in Büros und Fabriken. Am Schreibtisch kann KI-basierte Assistenzsoftware in naher Zukunft monotone Routinetätigkeiten übernehmen und Beschäftigten bei anspruchsvollen Aufgaben helfen. Gleichzeitig stellt ihr Einsatz alle Beteiligte vor Herausforderungen – etwa beim Umgang mit persönlichen Daten oder der menschengerechten Gestaltung der Arbeitsbedingungen. Ein fiktives Anwendungsszenario der Plattform Lernende Systeme zeigt in einer Multimedia-Reportage, wie die Mitarbeitenden von einem sogenannten Information-Butler profitieren und wie seine Einführung im Unternehmen gelingt.

KI-basierte Assistenzsysteme können auf vielfältige Weise Beschäftigte entlasten und bei komplexen Tätigkeiten helfen. So kann ein KI-basierter Information-Butler etwa eine Controllerin beim Quartalsabschluss unterstützen, indem er automatisch ein Meeting zum Datenaustausch auf Basis bisheriger Terminpräferenzen und Kalendereinträge anlegt und im Voraus relevante Informationen bereitstellt.

Hat die Controllerin die notwendigen Daten aus den Abteilungen organisiert, kann die KI-Software auf deren Basis einen Präsentationsentwurf erstellen und die Beschäftigte beim konzentrierten Arbeiten unterstützen, indem sie sie von irrelevanten Mails vorübergehend abschirmt.

Die Multimedia-Reportage „Information-Butler fürs Büro“ begleitet die fiktive Geschäftsführerin Lana Kostic Schritt für Schritt bei der Einführung eines solchen KI-Systems im Unternehmen. Sie veranschaulicht, wie der Information-Butler die Beschäftigten entlastet – und welche Fragen und Sorgen die Zusammenarbeit mit dem KI-Assistenten aufwirft.

In Video-Interviews und Audio-Statements erläutern Experten der Plattform Lernende Systeme, wie sich diese Fragen gemeinsam mit den Mitarbeitenden adressieren lassen und was ein erfolgreiches Change-Management im KI-Zeitalter ausmacht.

In vier Phasen zum erfolgreichen Change-Management

Zunächst überlegt Lana Kostic in dem fiktiven Anwendungsszenario gemeinsam mit ihren Mitarbeitenden, wie ein KI-Assistent für Entlastung sorgen kann und welche möglichen Folgen sein Einsatz hat. „Bereits vor der KI-Nutzung im Betrieb sollten Geschäftsführung und Mitarbeitende, beziehungsweise betriebliche Interessenvertretungen gemeinsam und abteilungsübergreifend die zentralen Fragen klären“, sagt Oliver Suchy, Abteilungsleiter „Digitale Arbeitswelten und Arbeitsweltberichterstattung" beim Deutschen Gewerkschaftsbund DGB und Mitglied der Plattform Lernende Systeme.

„Was soll der Information-Butler eigentlich tun? Was soll er entscheiden – und was der Mensch?“ Auch die Datennutzung und der Datenschutz sollten von Beginn an gemeinsam mit den Beschäftigten mitbedacht werden.

Die zweite Phase beinhaltet die konkrete Planung des Einsatzes des Assistenzsystems. Lana Kostic muss nun eine sinnvolle Arbeitsteilung zwischen Mensch und KI-System gestalten. Die Mitarbeitenden sollen in der Interaktion mit dem Information-Butler nicht Qualifikationen einbüßen, sondern sich in ihren Kompetenzen weiterentwickeln. Im nächsten Schritt sollte die Nutzung des Information-Butlers vorbereitet und implementiert werden, wobei das System in bestehende Prozesse eingebunden wird. Hierbei ist zentral, dass die Beschäftigten das KI-System verantwortungsvoll bedienen können.

„Besonders wichtig ist, dass die Beschäftigten in den notwendigen Datenkompetenzen nachhaltig geschult werden“, erläutert Andrea Stich, Leiterin der Frontend Academy bei Infineon Technologies und Mitglied der Plattform Lernende Systeme. „Dazu gehört nicht nur die Bedienung von Soft- und Hardware, sondern vielmehr grundlegendes Wissen in der Datenverarbeitung, Datensicherheit, Data Literacy und das prinzipielle Verständnis dafür, wie der Information-Butler als Tool mit den Daten umgeht, beziehungsweise seine Ergebnisse erzeugt.“

Auch während seines Einsatzes muss der Information-Butler kontinuierlich überprüft, bewertet und angepasst werden. Eine Befragung der Beschäftigten kann zudem Aufschluss geben, wo die Zusammenarbeit mit dem System gut gelingt und was noch verbessert werden kann.

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