Mittelständische Unternehmen wollen ihre Energiekosten verlässlich kalkulieren, günstige Marktphasen nutzen und zugleich verhindern, dass sie durch unerwartete Preisbewegungen in ihrer Planung beeinträchtigt werden. In der Praxis treffen dabei viele Faktoren aufeinander: die Entwicklung am Energiemarkt, Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen, das individuelle Verbrauchsprofil sowie die betrieblichen Anforderungen. Werden diese Zusammenhänge nicht berücksichtigt, weil die Energiebeschaffung lediglich als wiederkehrender Pflichttermin behandelt wird, geraten sie schnell aus dem Blick. Das wird besonders problematisch, wenn wichtige Entscheidungen erst kurz vor dem Ende bestehender Verträge anstehen.
Früh planen, passendes Beschaffungsmodell wählen
„Wer beim Energieeinkauf erst handelt, wenn die Frist unmittelbar bevorsteht, bringt sich selbst in eine schlechte Verhandlungsposition. Dann bleibt im Zweifel nur noch die Wahl zwischen einem schnellen Abschluss und einer Vertragsverlängerung zu Konditionen, die längst nicht mehr zum Unternehmen passen“, warnt Julian Rosenthal, Geschäftsführer bei BVGE Consulting in Siegen.
„Der Preis ist der richtige Einstieg, aber nicht die ganze Entscheidung. Das günstigste Festpreisangebot kann am Ende deutlich teurer sein als eine hybride Beschaffung, wenn es nicht zum Lastprofil und zur Risikobereitschaft des Betriebs passt. Deshalb klären wir zuerst das Beschaffungsmodell und sprechen dann über Cent pro Kilowattstunde“, so Julian Rosenthal weiter.
BVGE Consulting unterstützt mittelständische Unternehmen und Industriebetriebe in ganz Deutschland beim Energieeinkauf. Zunächst erfolgt eine Analyse der bestehenden Vertrags- und Verbrauchssituation. Mehr als 100 Mitarbeiter, darunter ein eigenes Team für Verbrauchsanalysen, Lieferantenvergleiche und energiewirtschaftliche Prüfungen, arbeiten für das Unternehmen. Mit mehr als 4.000 Kunden und einem vermittelten Energievolumen von über 11 TWh kennt die BVGE Consulting die unterschiedlichsten Verbrauchsprofile und Vertragsmodelle. Aus dieser Praxis lassen sich typische Fehler ableiten, die Unternehmen bei der Beschaffung von Strom und Gas vermeiden sollten.
Fehler 1: Kündigungsfristen erst beachten, wenn die Zeit knapp wird
Zum 31. Dezember laufen viele gewerbliche Energielieferverträge aus. Gilt eine dreimonatige Kündigungsfrist, muss die Kündigung dem Lieferanten daher spätestens am 30. September zugegangen sein. Entscheidend ist der Eingang beim Lieferanten, nicht das Absendedatum. Wer diesen Termin verpasst, verlängert den Vertrag häufig automatisch um ein weiteres Jahr – zu Konditionen, die nicht mehr zur Marktlage oder zur Planung des Unternehmens passen. Deshalb ist das dritte Quartal der richtige Zeitpunkt, um bestehende Strom- und Gasverträge zu prüfen. Allerdings folgt nicht jeder Vertrag diesem Muster: Die genaue Laufzeit und Fristlänge sind im eigenen Vertrag zu finden und gehören in den Kalender.
Wer den Energieeinkauf strategisch planen möchte, sollte deutlich früher beginnen. Je nach Vertrag und Beschaffungsmodell sind sechs bis zwölf Monate Vorlaufzeit sinnvoll. In dieser Zeit lassen sich die Verbrauchsdaten und Vertragsbedingungen auswerten, die Marktlage einschätzen und Angebote vergleichen. Je früher dieser Prozess beginnt, desto größer ist der Spielraum bei der Wahl der Beschaffungslösung.
Fehler 2: Den gesamten Energiebedarf von einem einzigen Zeitpunkt abhängig machen
Wer die gesamte Energiemenge zu einem Zeitpunkt und zu einem festen Preis beschafft, gewinnt zwar Planungssicherheit, ist dann aber vom Marktpreis dieses einen Tages abhängig. Fällt der Einkauf in eine ungünstige Marktphase, bleibt der Preis bestehen, auch wenn der Markt anschließend nachgibt. Eine vollständig variable Beschaffung über den Spotmarkt bietet zwar maximale Flexibilität, bringt aber auch die volle Preisschwankung ins Unternehmen. Dazwischen liegen die Modelle, die für viele Betriebe die bessere Wahl sind.
Tranchenmodelle verteilen den Einkauf auf mehrere Zeitpunkte, branchenüblich sind etwa 12 bis 20 Tranchen. Hybride Modelle kombinieren einen fest eingekauften Sockel mit einem variablen Anteil, der dem Spotmarkt folgt: Der Grundbedarf ist abgesichert, sinkende Preise kommen trotzdem teilweise an. Eine möglichst breite Verteilung ist allerdings nicht in jeder Marktsituation richtig. Zeichnen sich steigende Preise ab, kann es sinnvoll sein, größere Mengen frühzeitig zu sichern. Die BVGE Consulting prüft deshalb verschiedene Beschaffungsmodelle anhand der Marktsituation und des Risikoprofils, statt grundsätzlich eine Strategie zu bevorzugen.
Fehler 3: Angebote auf den Arbeitspreis reduzieren
Beim Vergleich verschiedener Strom- oder Gasangebote fällt der Blick schnell auf den Arbeitspreis in Cent pro Kilowattstunde. Dieser lässt sich zwar leicht vergleichen, sagt aber wenig darüber aus, was ein Unternehmen tatsächlich zahlt. Hinzu kommen Netzentgelte, Konzessionsabgaben, regulatorisch festgelegte Umlagen und Steuern sowie die weiteren Vertragsbedingungen. Zudem weisen Lieferanten ihre Preise unterschiedlich aus: Mal handelt es sich um einen Vollversorgungspreis inklusive Netzentgelten und Umlagen, mal als reinen Energiepreis. Erst wenn beide Angebote auf dieselbe Basis gebracht sind, lassen sie sich vergleichen.
Ein sauberer Vergleich deckt regelmäßig Positionen auf, an denen sich die Kosten senken lassen. Beispiele hierfür sind falsch eingruppierte Netzentgelte – etwa bei der Zuordnung zur Spannungsebene oder zur Messart – oder eine Konzessionsabgabe, die trotz Sondervertragsstatus zum Tarifkundensatz berechnet wird. Solche Fehler führen dazu, dass Betriebe jahrelang zu viel zahlen. Je nach Unternehmen kommen außerdem stromsteuerliche Entlastungen oder Rückerstattungen infrage. Ob ein Anspruch besteht, hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen und der individuellen Situation ab. Die BVGE Consulting identifiziert solche Positionen im Rahmen der Vertragsanalyse und lässt sie durch spezialisierte Steuerberater und Rechtsanwälte prüfen, mit denen sie fest zusammenarbeitet. Das Unternehmen muss dafür lediglich einige Vertrags- und Verbrauchsunterlagen bereitstellen.
Fehler 4: Erst bei steigenden Preisen eine Einkaufsstrategie entwickeln
Steigen die Energiepreise deutlich, wächst der Druck, schnell zu reagieren. Fehlt in diesem Moment eine klare Einkaufsstrategie, müssen Unternehmen kurzfristig entscheiden, ob sie Mengen beschaffen oder auf eine günstigere Entwicklung warten. Solche Entscheidungen unter Zeitdruck werden von der Tagesnachricht getrieben und nicht von der langfristigen Planung. Sinnvoller ist es, vorab festzulegen, wann und in welchem Umfang eingekauft wird.
Eine bewährte Möglichkeit sind Preisschwellen, werden diese erreicht, werden zuvor definierte Mengen beschafft. Dann müssen Geschäftsführer, Einkaufsleiter oder Energieverantwortliche nicht bei jeder Marktbewegung neu entscheiden. Welche Schwellen und Mengen geeignet sind, hängt von der Budgetplanung, dem Energiebedarf und der Risikobereitschaft ab. So entsteht ein Rahmen für den Energieeinkauf, der auch bei starken Preisbewegungen Orientierung gibt.
Fehler 5: Einen Vertrag wählen, der nicht zum Verbrauch passt
Selbst zwei Unternehmen mit gleichem Jahresverbrauch können völlig unterschiedliche Anforderungen an ihren Energievertrag haben. Entscheidend ist nicht nur, wie viel Strom oder Gas benötigt wird, sondern wann und wie. Ein Betrieb mit gleichmäßigem Bedarf hat andere Voraussetzungen als ein Unternehmen mit saisonalen Spitzen, Schichtbetrieb oder stark schwankender Produktion. Das Lastprofil zeigt, wie sich der Verbrauch über Tag und Jahr verteilt, und gehört deshalb in jede Vertragsentscheidung.
Wie teuer ein ungünstiges Profil werden kann, zeigt sich bei den Netzentgelten. Betriebe mit einem Jahresverbrauch ab 100.000 kWh werden leistungsgemessen und die höchste Viertelstundenspitze des Jahres bestimmt einen großen Teil des Netzentgelts über den Leistungspreis. Eine einzige ungünstige Viertelstunde kann so mehrere tausend Euro kosten. Umgekehrt honoriert die Stromnetzentgeltverordnung Betriebe, die ihre Spitzen aus den Hochlastzeiten des Netzes heraushalten. Gemäß Paragraf 19 Absatz 2 StromNEV sind individuelle Netzentgelte mit Nachlässen von bis zu 80 Prozent möglich. Hebel dafür gibt es in vielen Betrieben. Kühlung, Lüftung, Druckluft, Speicher oder Ladeinfrastruktur lassen sich zeitlich verschieben und glätten so das Lastprofil. Bei der Wahl der Beschaffungslösung sollten deshalb neben dem Jahresverbrauch auch das Lastprofil, die Verbrauchsspitzen und die betriebliche Flexibilität berücksichtigt werden.
Fehler 6: Toleranzbänder und Mengenkorridore übersehen
Festpreisverträge enthalten in der Regel nicht nur einen Preis, sondern auch eine bestellte Jahresmenge mit einem Toleranzband von in der Regel zehn bis zwanzig Prozent nach oben und unten. Innerhalb dieses Korridors gilt der vereinbarte Preis. Wer diesen verlässt, zahlt: Mehrmengen werden zu aktuellen Marktpreisen zuzüglich Aufschlag abgerechnet. Mindermengen verkauft der Lieferant zurück an den Markt und stellt die Differenz zum Vertragspreis samt Bearbeitungsaufschlag in Rechnung. Je stärker der Markt seit Vertragsabschluss gefallen ist, desto höher fällt diese Nachzahlung aus. Genau das traf den eingangs erwähnten Betrieb aus Hessen: Sein Gasverbrauch lag unter der bestellten Menge und am Ende standen 86.000 Euro Nachzahlung für Energie, die nie durch den Zähler geflossen war.
Betroffen sind nicht nur Betriebe mit rückläufiger Auslastung. Eine neue Photovoltaikanlage auf dem Dach, effizientere Maschinen oder eine Wärmepumpe statt eines Gaskessels: Alles, was den Bezug aus dem Netz senkt, kann den Verbrauch aus dem Korridor drücken. Wer solche Maßnahmen plant, sollte sie schon bei der Vertragsgestaltung einbringen: über realistisch prognostizierte Mengen, breitere Bänder, Anpassungsrechte für Effizienzmaßnahmen oder ein Beschaffungsmodell, das den tatsächlichen Verbrauch abrechnet statt einer bestellten Menge.
Energieeinkauf braucht mehr als einen günstigen Preis
Die sechs Fehler zeigen: Wirtschaftlicher Energieeinkauf lässt sich nicht auf einen Preisvergleich reduzieren. Viele Entscheidungen müssen früh getroffen und aufeinander abgestimmt werden. Wer Fristen, Verbrauch, Vertragsklauseln und Marktentwicklung rechtzeitig im Blick behält, schafft sich vor allem eines: Handlungsspielraum. „Ein Energievertrag muss auch dann noch passen, wenn sich der Betrieb verändert, beispielsweise durch weniger Auslastung, eine PV-Anlage auf dem Dach oder einen zusätzlichen Standort. Der billigste Vertrag ist selten der, der das aushält“, fasst Julian Rosenthal zusammen.
