Eine konsistente Technische Dokumentation ist im Maschinenbaualltag unerlässlich. Mit einer Cloud-Lösung wird die standortunabhängige Abgleich aller Angaben vereinfacht.

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Cloud-Lösung vereinfacht die Kommunikation Safety durch konsistente Dokumentation

08.10.2019

Die Technische Dokumentation ist vielseitig und teilweise sehr umfangreich. Damit Maschinen- und Anlagenhersteller als auch Betreiber auf der sicheren Seite sind, ist eine vollständige, konsistente Dokumentation notwendig. Eine CE-Software vereinfacht dabei die Kommunikation.

Im Maschinenbaualltag beschäftigt die Verantwortlichen häufig die Frage, was die Aufmerksamkeit der Marktaufsichtsbehörde auf sich zieht. Denn die Konstruktion, Produktion oder Inbetriebnahme findet heutzutage oft an unterschiedlichen Standorten statt. Eine konsistente Dokumentation wird dadurch erschwert. Doch ein Abgleich aller Angaben – von der Konstruktion bis zur Vermarktung – ist für ein Unternehmen nicht nur Kür, sondern Pflicht. Eine Cloud-Lösung vereinfacht die standortunabhängige Zusammenarbeit und hilft beim Erstellen und Prüfen der Technischen Dokumentation.

Schäden vermeiden

Jedes Produkt, Bauteil oder System ist für einen bestimmten Verwendungszweck geplant, geprüft und hergestellt. In der sogenannten „bestimmungsgemäßen Verwendung“ wird festgelegt, wofür beispielsweise Maschinen und Anlagen, Schutzsysteme und Vorrichtungen entsprechend der Gerätegruppe und -kategorie verwendet werden sollen und was der Kunde damit machen kann.

Viele Güter tragen einen Teil der bestimmungsgemäßen Verwendung bereits in ihrem Namen, wie zum Beispiel die Waschmaschine. Waschen ist der primäre Verwendungszweck. Für die Technische Dokumentation genügt die Beschreibung: „Die Waschmaschine ist zum Waschen da“ jedoch nicht. Denn es gibt vieles, was gewaschen werden kann: zum Beispiel Geschirr, Autos, Haare, Tiere, Kinder. Im Haushalt existieren bereits zahlreiche waschbare Dinge und im Industriebereich gibt es sogar noch mehr Möglichkeiten.

Eine unzureichende Beschreibung der vorgesehenen Anwendung in der Technischen Dokumentation kann negative Folgen haben. So kann eine fehlende Gebrauchsdefinition einer Waschmaschine beispielsweise dazu führen, dass die Haushaltswaschmaschine als Industriewaschmaschine im Dauerbetrieb genutzt wird, eine Überladung der Trommel stattfindet oder falsche Materialien eingefüllt werden.

Im günstigsten Fall führt die nicht ausreichend ausgeführte Beschreibung des Einsatzbereiches zum Sachschaden, im schlimmsten Fall zum Personenschaden – bis hin zum Tod. Die Wichtigkeit dieses Punktes ist nicht zu unterschätzen. Daher muss diese Definition vom Konstrukteur in der Risikobeurteilung beschrieben sein. Zusätzlich gehört ein entsprechender Absatz in die Betriebsanleitung.

Einheitliche Terminologie

Häufig trägt ein Produkt – je nach Abteilung – einen anderen Namen. In der Zeichnung steht beispielsweise „Schneideautomat“, die Risikobeurteilung betrachtet die „Cut-Anlage“ und die Betriebsanleitung beschreibt die „automatisierte Schneid- und Lasermaschine 300“. Im Vertrag wird eine „Laser­anlage zum Trennen von Werkstücken“ angeboten und auf der Website können „Trennmaschinen mit Laser“ erworben werden.

Dabei handelt es sich stets um das gleiche Produkt, was für Außenstehende, wie zum Beispiel einen prüfenden Rechtsanwalt, nicht erkennbar ist. Eine mögliche Ursache für die unterschiedliche Namensgebung kann historisch bedingt sein. So wird oft ein Produkt entwickelt und unter einem vorläufigen Arbeitstitel geführt, wie zum Beispiel „Cut-Anlage“. Erst später wird daraus in der Marketing-Abteilung der vermarktungsfähige „LaserCut 300“ kreiert.

Die Terminologie zu einem Produkt sollte in allen Dokumenten einheitlich sein. In großen Unternehmen gehört dies bereits zum guten Ton. Dazu wird zu Beginn des Projekts eine sinnvolle Benennung des Produkts definiert und festgelegt, die dann im ganzen Unternehmen kommuniziert und weitergegeben wird. Dazu gibt es spezielle Terminologie-Manager, Programme, die die Einhaltung der Terminologie überwachen und für eine einheitliche Firmensprache sorgen.

In jedem Fall sollte zum Projektstart ein Kick-Off-Meeting mit allen beteiligten Abteilungen durchgeführt werden. So können frühzeitig Namen entwickelt und festgelegt werden. Dies vermeidet, dass ein Produkt in der Konstruktionsabteilung einen anderen Namen trägt als in der Marketingabteilung. Im erwähnten Beispiel erscheint dann in allen Dokumenten der „LaserCut 300“.

Prozessbegleitende Transparenz

Hersteller von Maschinen und Anlagen und auch die Betreiber können einfacher zusammen arbeiten, wenn alle, die mit dem Produkt zu tun haben, mit einem Datenbank-gestützten System arbeiten. In einem System wie CE-Con Safety sind Informationen enthalten, die im Lebenslauf einer Maschine wichtig sind.

Das Produkt ist in Baugruppen/Komponenten aufgeteilt, die vorhandenen Gefahrenstellen und Gefährdungen, die in den bestimmten Lebensphasen einer Maschine oder Anlage werden ausführlich dokumentiert. Die Gefahrensituation wird beschrieben, das Ausgangsrisiko bewertet und im Anschluss erfolgt die Risikominimierung durch die Auswahl der Maßnahmen mittels 3-Stufenverfahren, um die verbleibende Restgefahr so weit wie möglich zu reduzieren.

Der Compliance-Manager unterstützt den Anwender dabei, die notwendigen Anforderungen zu ermitteln und entsprechend zu dokumentieren. So existiert dort zum Beispiel die Checkliste der Allgemeinen Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderung. Dort wird geprüft, ob die Technische Dokumentation vollständig ist; einzelne Teile wie beispielsweise Schaltpläne der Maschine, werden mit einem Zeitstempel versehen, wenn die Prüfung durchgeführt wurde.

Von jedem Ort kann auf die digital abgelegte Nachweisdokumentation zugegriffen werden, da es sich um eine Cloud-Lösung handelt. Auch Externe, die zum Beispiel Förderbänder oder Verpack-Stationen als Ergänzung zur Maschine liefern, können Zugriff auf Datensätze erhalten. So ist es ihnen möglich, beispielsweise Schnittstellen zu dokumentieren, Gefährdungen zu hinterlegen oder auf Restgefahren aufmerksam zu machen, aber auch Betriebsanleitungen zu prüfen.

Zentraler Datenpool

Um auf der sicheren Seite zu sein, sind konsistente Aussagen und Angaben in der Technischen Dokumentation notwendig. Ein fehlendes Piktogramm oder nicht vorhandener Aufkleber auf dem Motor mit dem Text: „Vorsicht! Verbrennungsgefahr durch heiße Oberflächen“ kann schnell zu Problemen führen, wenn in der Betriebsanleitung und in der Risikobeurteilung ein Hinweis dazu zu finden ist. Bei einer Prüfung wird dies - zu Recht – hinterfragt.

Die CE-Con entwickelte CE-Con Safety, um alle am Prozess beteiligten Personen dabei zu unterstützen, den Anforderungen an die Sicherheit gerecht zu werden. Da alle Informationen in einem System hinterlegt werden, schafft dies eine einheitliche Terminologie und vereinfacht die standortübergreifende Kommunikation. Darüber hinaus kann bei jeder neuen Prüfung auf die vorhandenen Daten zugegriffen werden, was für die Dokumentation im Falle einer Änderung hilfreich ist.

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