Software für HR- und ERP-Prozesse kann Verpackungsunternehmen helfen, ihre Firmenabläufe effizienter und übersichtlicher zu gestalten.

Bild: Sage

Digitaler Wandel in der Verpackungsindustrie Mehr Effizienz für HR- und ERP-Prozesse

30.01.2020

Die finnische Huhtamaki-Gruppe und die S&B aus Deutschland zeigen, wie sich Personal-, Produktions- und Vertriebsabläufe in der Verpackungsindustrie mithilfe innovativer Software-Lösungen automatisieren und so Wettbewerbsvorteile realisieren lassen.

Verpackungsoptimierung, kunststofffreie Alternativen, ein neues Bewusstsein für Recycling sowie virtuelle Vernetzungsmöglichkeiten für den Verbraucher, beispielsweise durch QR-Codes: Diese Aspekte nennt die Marktforschungsagentur Mintel als die zentralen Trends, die die Verpackungsindustrie 2019 und darüber hinaus beschäftigen werden.

Um Entwicklungen wie diese adressieren zu können, müssen sich Unternehmen der Branche flexibel aufstellen. Das gilt sowohl für ihre Strategien als auch für ihre Geschäftssoftware, die Firmenabläufe bestmöglich automatisieren und effizienter gestalten soll. Die beiden Unternehmen Huhtamaki und S&B zeigen exemplarisch, wie Verpackungsunternehmen diesbezüglich vorgehen können und welche Vorteile sich ergeben können.

Neue HR-Software hilft Zeit zu sparen

Die finnische Huhtamaki-Gruppe produziert Lebensmittelverpackungen aus Papier und Kunststoff. Am deutschen Standort in Alf an der Mosel wird vor allem Einweg-Geschirr aus Biokunststoffen hergestellt. Zu den Kunden des Unternehmens zählen große Brauereien, Kaffeeröstereien und Systemgastronomien.

Aufgrund einer strategischen Neuausrichtung fertigt Huhtamaki in Deutschland heute ausschließlich Food-Service-Produkte. Hiermit ging auch eine Veränderung der Softwareanforderungen einher. Insbesondere die Lohnabrechnung erforderte ein neues System. Gefragt war eine flexible und schlanke Lösung.

Da sich die Mitarbeiterzahl von 500 im Jahr 2000 auf 260 im Jahr 2015 fast halbiert hatte, planten die Projektverantwortlichen auch eine Reduzierung der Betriebskosten für die Lohnsoftware, die dennoch verlässlich sein sollte. Diese Anforderungen ließen sich mit der bisherigen Lösung nicht erfüllen.

Eine weitere Vorgabe war, dass die neue Software mit dem ERP-System von Huhtamaki sowie mit weiteren Office-Lösungen kompatibel sein und einen rechtssicheren Betrieb gewährleisten sollte. Damit nicht genug: Hinsichtlich der Anwenderfreundlichkeit wünschte Huhtamaki, dass alle Nutzer die Software ohne größeren Schulungsaufwand schnell bedienen konnten.

Aus diesem Grund war es dann auch insbesondere die Einfachheit des Personalabrechnungsmoduls der Sage HR Suite Cloud Plus und die schnelle Implementierung, die letzten Endes dazu führten, dass sich der Verpackungsexperte für diese Personallösung entschied. In Sachen Projektrealisierung setzte Huhtamaki dabei auf die Unterstützung des Sage-Partners Herol Consulting.

Die Ergebnisse dieser Software-Umstellung zeigen, was ein derartiges IT-Projekt für Unternehmen mit sich bringen kann: Huhtamaki konnte die Betriebskosten mithilfe der neuen HR-Lösung um einen mittleren fünfstelligen Betrag senken. Nur vier Mitarbeiter aus dem Personalbereich kümmern sich heute um die gesamte Lohnabrechnung des Standorts. Sie schätzen das übersichtliche Design und die vielseitigen Möglichkeiten.

So konnten Berichte zuvor nur als PDF gespeichert werden. Heute ist vom Kostenstellenbericht bis zur Beitragsversicherung jeder Bericht in Excel und Word verfügbar und lässt sich so schneller bearbeiten. Das vereinfacht die Weiterverarbeitung der Daten und ermöglicht zudem eine Zeitersparnis.

Bei der Auswahl der neuen Personalsoftware hat Huhtamaki zudem seine Wachstumspläne mitbedacht, denn die Sage HR Suite Plus lässt sich leicht anpassen und wächst mit, wenn beispielsweise neue Mitarbeiter eingestellt werden, neue Geschäftsbereiche hinzukommen sollten oder weitere HR-Aufgaben und Prozesse digitalisiert werden sollen.

Bessere Datentransparenz und Planungsabläufe

Doch nicht nur in Lohn- und Personalwesen, sondern auch in der Warenwirtschaft, dem Enterprise Resource Planning (ERP), kann die Umstellung auf eine neue und flexiblere Software, Prozesse vereinfachen sowie Automatisierung und Effizienzsteigerungen vorantreiben.

Der S&B aus Altenstadt, Hersteller für Verpackungsmaschinen und Anlagen für die supermarktgerechte Verpackung von Obst und Gemüse, ist es durch den Einsatz der Lösung Sage X3 gelungen, transparentere Geschäftsabläufe zu realisieren und den manuellen Aufwand bei der Geschäftsplanung zu reduzieren. Oberstes Ziel dieses Software-Projektes war es, Aufträge schneller in die Maschinenmontage zu bringen.

Da die zuvor eingesetzte ERP-Lösung die vielschichtigen und teils sehr speziellen Prozesse und Produktvarianten dieses Sondermaschinenbauers nicht ausreichend abbilden konnte, suchte das Projektteam nach einem neuen und anpassungsstärkeren System.

„Das A und O der Arbeit bei S&B ist eine präzise Stücklistenstruktur, auf der sämtliche Prozesse aufbauen. Die vorherige Software unseres Betriebs konnte diesen Anspruch nicht erfüllen. Dadurch war viel manuelle Arbeit nötig, um die Basis unseres Geschäfts überhaupt darzustellen – sowohl in Bezug auf den Fertigungsauftrag, als auch auf die Kalkulation“, berichtet Thomas Carta, Geschäftsführer und Gesellschafter bei S&B Verpackungsmaschinen.

Damit ein Auftrag schneller in die Montage gelangt, suchte das Unternehmen eine Möglichkeit, die Transparenz der im System vorgehaltenen Daten zu erhöhen und den manuellen Aufwand bei der Planung zu reduzieren. Die neue Fertigungssoftware sollte beispielsweise schnell und übersichtlich darstellen, welche Teile noch zugekauft werden müssen, um einen Auftrag zu realisieren.

Maschinenpreise und Liefertermine verlässlicher voraussagen

S&B entschied sich im Auswahlprozess für das ERP-System Sage X3, das in der Folge an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst und implementiert wurde. Das Projektteam schloss aufgrund der vielen veralteten Daten im Alt-System eine automatisierte Datenmigration aus.

Stattdessen erfassten Mitarbeiter die Stücklistendaten der Teile und Produkte nach zuvor definierten Vorgaben im neuen System manuell. Von den insgesamt 25.000 Artikeln wurden zunächst einige tausend in Sage X3 angelegt. Bei jeder neuen Auftragsart folgten sukzessive weitere Datensätze.

Dieser Aufwand hat sich für S&B gelohnt, denn das Unternehmen ist heute sowohl im Stücklistenbereich als auch bei Konstruktion, Disposition und Beschaffung besser aufgestellt als zuvor. Will ein Mitarbeiter beispielsweise einen Auftrag für einen bestimmten Kunden reservieren, erhält er sofort eine Übersicht über die Teile, die sich im Lager befinden und er sieht auch, welche Teile nachbestellt werden müssen.

Anhand der Daten über den prognostizierten Wareneingang, die Arbeitszeiten, die den Fertigungsmaschinen zugrunde liegen, und der Personalauslastung, kann der Maschinenbauer den Liefertermin nun genauer als zuvor vorhersagen. Dies gilt auch für die Bestimmung des Maschinenpreises.

Nutzer des alten Systems mussten Informationen wie Zukaufteile oder Arbeitsstunden zuvor in einer Excel-Tabelle manuell erfassen und anschließend aufwändig nachbearbeiten. Heute arbeitet das Unternehmen mit automatisierten und effizienteren Abläufen sowie systembasierten Kalkulationen. Ein automatisierter Übergang zwischen Fertigungssoftware und Finanzbuchhaltungsfunktion ermöglicht eine direkte Rechnungserstellung aus Fertigungsauftrag und Maschinenfertigstellung.

Durch Einführung der neuen Sage-Software konnte S&B sowohl Auftragserstellung als auch Disposition und Beschaffung verbessern, weil die dafür notwendige Datenbasis und Stücklistenstruktur heute übersichtlicher und transparenter vorliegen als zuvor. Zudem kann S&B die Vielfalt seiner Varianten in Sage X3 nun verlässlich abbilden.

Künftig will der Sondermaschinenbauer auch sein Customer Relationship Management (CRM) in die neue Software integrieren. Außerdem ist eine mobile Nutzung des Systems für die Vertriebs- und Service-Mitarbeiter des Unternehmens angedacht. Sie sollen beispielsweise die Möglichkeit erhalten, auch von unterwegs via Handy oder Tablet abzufragen, welche Teile im Lager vorrätig sind oder mit welchem Liefertermin der Kunde rechnen kann.

Fazit: Flexible Software als starker Digitalisierungspartner

Huhtamaki und S&B sind nur zwei Beispiele aus der Verpackungsindustrie, die den Umstieg auf eine neue Geschäftssoftware, sei es im Personalwesen, in der Disposition, Beschaffung oder Planung, nutzen.

Zugleich untermauern diese Use Cases die große Bedeutung, die strategischem und IT-gestütztem Datenmanagement heute in Bezug auf Entscheidungsfindung, Geschäftsplanung und Wertschöpfung zukommt. Flexible, anpassungs- und funktionsstarke Software ist in diesem Zusammenhang ein verlässlicher Partner beim erfolgreichen digitalen Wandel.

Firmen zu diesem Artikel
Verwandte Artikel