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Meetings sind für eine Abstimmung im Unternehmen oftmals unabdingbar. Eine zu hohe Anzahl oder mangelnde Struktur lassen sie jedoch zu wahren Zeitfressern werden.

Bild: Pixabay, geralt

Kolumne Sind Meetings Effizienzkiller?

14.04.2020

Zweifellos sind enge Zusammenarbeit, Informationsaustausch und Abstimmung über eine beständige Kommunikation die Basis von Geschäftserfolgen. Deshalb scheinen Meetings unumgänglich zu sein. Sind sie aber auch wirklich effektiv?

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Tiefgehenden Untersuchungen zufolge verkehrt sich das Ergebnis routinemäßiger Zusammenkünfte nämlich ins Gegenteil, wenn sie zu lange dauern. Ein Drittel aller Angestellten kann sich, so die Wissenschaftler, nicht länger als 30 Minuten konzentrieren: Ab dann beginnen die Gedanken in oft meilenweit entfernte Themen und Bilder abzuschweifen. Die durchschnittliche Meetingdauer beträgt 52 Minuten. Doch zwei von fünf Büroangestellten sitzen häufig in ein­ bis zweistündigen Vorlesungen oder Diskussionen, rund jeder Vierte sogar über mehrere Stunden in schier unendlichen Besprechungen.

Das Handy ist dabei zwar oft verpönt, doch mal ehrlich: Wer hat nicht schon während eines Meetings (oder, um vor der eigenen Tür zu kehren, einer in die Länge gezogenen Pressekonferenz) seinen Laptop genutzt, um E-Mails zu beantworten oder die neuesten Nachrichten zu lesen – unter dem Deckmantel, die Ergüsse der eitlen Selbstdarsteller festzuhalten und eifrig Notizen zu machen? Der Zeitfresser „endlose Meetings“ fordert die Teilnehmer zum mehr oder weniger kreativen Multitasking förmlich heraus…!

Kurz und bündig statt „open end“

Wohlgemerkt: Ich plädiere keineswegs für die völlige Abschaffung von Meetings. Eine Ansammlung von Autisten bringt die Unternehmen mit hoher Sicherheit noch nicht mal in die Nähe ihrer Geschäftsziele.

Scrum als Gegenentwurf zur Befehls-und-Kontroll-Organisation formuliert beispielhaft: „Effiziente und qualitativ hochwertige Kommunikation fokussiert sich auf das absolut Wesentliche, verringert die Aufwände, verschlankt und beschleunigt die Abläufe und damit die Projekte.“ Dadurch bekommen die Mitarbeiter den nötigen Freiraum, um ihr Wissens- und Kreativitätspotenzial in Eigenregie zur Entfaltung zu bringen.

Es gibt mittlerweile eine ganze Reihe von Lösungsvorschlägen, um die Effektivität der Hierarchie-übergreifenden Zusammenkünfte zu optimieren. Anstelle von „open end“ sollten Besprechungen zum Beispiel grundsätzlich als kurze, disziplinierte Termine mit maximal 45 Minuten angesetzt werden, mit nachvollziehbarer Kategorisierung der Zielsetzung, gepaart mit einer sinnvollen Vorbereitung und Aufgabenstellung der Teilnehmer sowie streng überwachten Zeitboxen. So bleiben die Teilnehmer leichter fokussiert. Während dieser Zeit sollte es sogar möglich sein, die Nutzung digitaler Geräte zu untersagen.

Meetings digital abhalten

Die Sinnfrage für effektive Meetings sollte an erster Stelle stehen. Häufig sind sie überflüssig geworden, weil die Digitalisierung die Ausgangslage verändert hat: Vieles, wofür man sich früher noch persönlich zusammensetzen musste, lässt sich heute auch vom Arbeitsplatz aus klären. So können Teilinhalte bei einigem Nachdenken (sogar per E-Mail oder Videochat) vollständig ersetzt werden.

Wenn immer es geht, sollte das Meeting, um die Mitarbeit zu fördern, eher ein Workshop sein. Das ungeliebte Protokoll könnte durch eine To-do-Liste ersetzt werden, deren Umsetzung bei der Folgeveranstaltung überprüft wird. Alle Meetings im Stehen abzuhalten, vermag womöglich endlose Diskussionen zu unterbinden, könnte aber auch brauchbare Beiträge im Keime ersticken, weil einem die Füße weh tun. Das wäre dann doch das Gegenteil von zielführend!

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  • Autor Roland Ackermann begleitet die Branche seit den späten 1950er-Jahren als Chefredakteur, Verlagsleiter und Macher des „Technischen Reports“ im BR.

    Bild: Roland Ackermann

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