In drei Etappen vom KI-Agenten zum Autopiloten

Ob beim Abgleichen von Bestellungen oder zur Beantwortung der Standardfragen von Lieferanten: KI-Agenten unterstützen heute in vielfacher Hinsicht bei Routinetätigkeiten. Ambitionierte Einkaufsabteilungen gehen aber noch einen Schritt weiter. Der Procurement-Spezialist Jaggaer zeigt, wie Unternehmen den Weg vom KI-Helfer zum weitgehend autonomen Einkaufsagenten gestalten können.

Der Weg vom Agenten zum Autopiloten

Chatbots vereinfachen nicht nur den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, sie erlauben auch ein komfortableres Arbeiten. Das gilt für die Beschaffung ebenso wie für das Vertragswesen oder die Warengruppen-Strategie. Belegt wird dies durch die aktuelle Studie „Agentic Readiness im B2B Commerce“ aus dem März 2026, durchgeführt von dotSource und ECC Köln. Dafür wurden Beschaffende und Vertriebsmitarbeitende aus Großhandels- und Herstellerunternehmen zur Nutzung von KI befragt.

Die teilnehmenden Unternehmen gaben dabei an, dass sie KI-Chatbots bereits zu je 46 Prozent für die Kostenanalyse und -verbesserung sowie für Angebotsanfragen und -bewertungen einsetzen. Und die nächste Phase zeichnet sich schon ab. Denn: Rund zwei Drittel der Einkäuferinnen und Einkäufer erwarten, dass sich in der B2B-Beschaffung künftig KI-Agenten als Standard etablieren. Den Weg dorthin beschreibt Jaggaer in drei Etappen: vom Assistenten über den Copiloten hin zum Autopiloten.

1. KI-Assistent: unterstützt kontextbezogen im Tagesgeschäft

Mit KI-basierten Chatbots sparen Mitarbeitende bereits heute viel Zeit. Diese virtuellen Assistenten lassen sich in natürlicher Sprache befragen und geben Einkäufern ad-hoc wertvolle, kontextbezogene Hilfestellung – etwa zu KPIs, Prozessen oder Richtlinien. Denn die Chatbots kennen die Einkaufsregeln des Unternehmens genau. Daher beantworten sie im Handumdrehen Fragen wie „Benötige ich eine Genehmigung, um das zu kaufen?“ oder „Wer ist unser bevorzugter Lieferant für Büromaterial?“. Auch Katalogeinträge lassen sich damit schneller vergleichen. Für die Mitarbeitenden heißt das: kein Warten bei Rückfragen, kein Ticket im Servicedesk, kein Hin-und-her-Wechseln zwischen verschiedenen Systemen.

Darüber hinaus leiten KI-Assistenten die Anwender Schritt für Schritt an. Einfache Aufgaben können sie zudem komplett übernehmen. So lesen sie auf Kommando Anforderungen aus Unterlagen aus, fassen diese zusammen und bereiten so Inhalte für Ausschreibungen vor. Oder sie helfen beim Bewerten von Lieferanten, indem sie Daten sammeln und strukturieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Neue Mitarbeitende sind schneller produktiv und den „alten Hasen“ bleibt mehr Zeit, um Verhandlungen zu führen und ihre Lieferantenbeziehungen zu pflegen.

2. Copilot: steuert Prozesse aktiv

Auf der nächsten Entwicklungsstufe folgen Agenten, die aktiv mitarbeiten. Aktiv bedeutet: Sie stehen dem Einkauf wie ein Copilot zur Seite, greifen eigenständig auf Datenquellen und Systeme zu. Dabei koordinieren sie mehrere Schritte autonom. So vergleicht ein Agent beispielsweise die Purchase Order mit der Rechnung und dem Zahlungseingang, erkennt Differenzen und weist die betroffene Fachabteilung darauf hin. Oder er überwacht kontinuierlich die Preisentwicklung eines Rohstoffs und warnt bei voraussichtlichen starken Schwankungen.

Solche Copiloten analysieren selbst große Datenmengen in Echtzeit, verfolgen Entwicklungen, identifizieren Anomalien und schlagen mögliche Maßnahmen vor. Das ist besonders im Supply-Chain- und Risikomanagement hilfreich, wenn sich Störungen abzeichnen und der KI-Agent alternative Lieferanten oder Lieferwege empfiehlt.

Im Vertragsmanagement wiederum überwachen KI-Copiloten vereinbarte Kennzahlen und warnen rechtzeitig, wenn etwas aus dem Ruder zu laufen droht. Zudem erhalten die Mitarbeitenden der Abteilung konkrete Anregungen, wie sie die Situation verbessern können.

Somit vereinfachen solche Agenten nicht nur das Tagesgeschäft. Sie ersparen Beschaffungsteams auch langwierige Analysen und unterstützen sie aktiv bei der Risikosteuerung. Wichtig dabei: Die KI liefert den erforderlichen Input und bereitet Entscheidungen vor. Diese trifft aber weiterhin der Mensch. Er bleibt in alle Aktionen eingebunden und bestimmt, ob er die Vorschläge und Maßnahmen umsetzen möchte.

3. Autopilot: führt selbst komplexe Workflows eigenständig aus

„Kunden, die schon länger mit KI arbeiten, berichten uns von beachtlichen Erfolgen. So reduzierten sich die Fragen der Fachabteilungen an die Einkaufsmitarbeiter um bis zu 75 Prozent“, berichtet Jochen Krüger, VP Deutschland, Österreich und Schweiz bei Jaggaer. „Auch bei Dutzenden von Workflows zeigten sich signifikante Zeitersparnisse. Insgesamt akzeptieren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine KI-Unterstützung sehr schnell, wenn sie erkennen, wie nützlich diese ist.“

Dieser Mehrwert lässt sich noch steigern, wenn KI-Agenten in der letzten Ausbaustufe auch mehrstufige Beschaffungsvorgänge autonom ausführen. KI-basierte Einkaufsplattformen ermöglichen es, komplexe Agenten zu erstellen, die Aufgaben eigenständig erledigen und zusätzlich andere Agenten dirigieren. Solche „Autopiloten“ bearbeiten dann etwa ganze Ausschreibungen. Sie erstellen zudem vielschichtige Prognosen, managen Ausgaben oder können den Cashflow steuern, ohne dass der Mensch zwischendurch eingreifen müsste.

KI braucht Augenmaß und Kontrolle

Bei allen Vorteilen dürfen auch die Risiken Künstlicher Intelligenz nicht aus dem Blick geraten: Zertifizierungen wie das Artificial Intelligence Management Systems (AIMS) nach ISO/IEC 42001 machen daher deutlich, ob ein Hersteller strenge Vorgaben für einen verantwortungsvollen Einsatz mit KI befolgt. Zu diesen Richtlinien gehört ferner, KI-gesteuerte Funktionen so zu entwickeln und zu betreiben, dass sie ethische Anforderungen berücksichtigen. Dasselbe gilt für Data Governance, Sicherheit und kontinuierliche Verbesserung.

„Jedes Unternehmen muss für sich definieren, in welchen Szenarien KI-Agenten eigenständig handeln dürfen und wo menschliche Kontrolle zwingend erforderlich bleibt“, erklärt Jochen Krüger. „Aus unserer Sicht werden selbst autonome Beschaffungsagenten den Menschen nicht ersetzen. Er gibt vielmehr den Rahmen vor, überwacht und steuert. Nicht zuletzt sorgt auch der Mensch dafür, dass KI ethische und rechtliche Leitlinien einhält.“

Fazit: Noch nie war die autonome Beschaffung so greifbar nah

Generative KI verändert die Art und Weise, wie Einkäuferinnen und Einkäufer interagieren, entscheiden und Resultate erzielen. Bisher erfüllt sie hauptsächlich Aufgaben wie den Bestellabgleich oder die Lieferantenkommunikation. Das volle Potenzial dieser Technologie schöpfen Unternehmen damit jedoch nicht aus. Dieses erschließt sich, wenn KI-Agenten als vertrauenswürdige digitale Berater fungieren, autonom variable Aufgaben übernehmen sowie andere Agenten selbstständig orchestrieren – sei es in der Beschaffung, im Vertragswesen oder bei der Warengruppen-Strategie.