ERP-Software dient seit jeher als zentraler Datenhub für viele Abteilungen eines Unternehmens, von Konstruktion über Einkauf und Produktion bis hin zu Service und Rechnungswesen. Heute übernehmen diese Programme allerdings noch eine zweite, wichtige Aufgabe. Mittels Workflows steuern sie ganze Geschäftsprozesse – und das über Abteilungen, geographische Niederlassungen oder sogar Unternehmen hinweg. Die Abläufe entlang der Supply Chain sind dafür ein gutes Beispiel.
Meist beginnt die Definition dieser Prozesse mit der Einführung eines ERP-Systems. Denn werden mehrere Insellösungen durch ein zentrales Gesamtsystem ersetzt oder wird ein bestehendes ERP-System durch ein neues abgelöst, ist der Blick auf die Prozesse zwangsläufig. Aber auch unabhängig von einem IT-Projekt lohnt es sich, Abläufe regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren. Denn die Anforderungen von Kunden, Geschäftspartnern oder auch Regulierungsbehörden ändern sich ständig.
Graphische Darstellung erleichtert Blick auf die Prozesse
Um solche Abläufe festzuhalten, nutzen viele Unternehmen immer noch Tabellen oder Textdokumente. Für Prozessbeschreibungen sind diese Formate jedoch nicht ideal. Denn sie lassen Raum für Interpretation, ein Vergleich verschiedener Alternativen ist nicht möglich. Dagegen hilft eine graphische Darstellung, wie sie beispielsweise der Geschäftsprozess-Designer von ProAlpha liefert. Denn sie ermöglicht es, typische Prozess-Schwachstellen strukturiert und übersichtlich aufzudecken:
Unstimmigkeiten in den Abläufen: Verschiedene Personen haben unterschiedliche Meinungen über die genauen Prozessschritte und ihre Abfolge.
Doppelarbeiten: Dieselbe Aufgabe wird mehrfach, an verschiedenen Stellen und zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Prozess durchgeführt.
Fehlende Standards: Zu einem Prozess gibt es mehrere Varianten, etwa, wenn bei der Verarbeitung von Post- und E-Mail-Eingangsrechnungen unterschiedlich verfahren wird.
Undurchsichtige Regeln: Es fehlt ein klares Regelwerk, beispielsweise für Zuständigkeiten oder Grenzen für Freigaben.
Hohe Abstimmungsaufwände: Ein Prozess durchläuft viel „Ping-Pong“ zwischen Abteilungen und teils auch Systemen. Dies führt zu unnötig langen Laufzeiten.
Prozessvarianten durchspielen und vergleichen
Mit Anwendungen für die Geschäftsprozessmodellierung können Unternehmen diese Produktivitäts-Killer identifizieren und effizientere Prozesse definieren. Während des Re-Engineerings lassen sich so Prozessvarianten einfach durchspielen und vergleichen. Parallel werden die Prozesse direkt dokumentiert. Damit unterstützt diese Software auch Anforderungen aus dem Qualitätsmanagement, aus Zertifizierungen sowie aus gesetzlichen Regularien. Darunter fällt etwa die Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Im Rahmen einer ERP-Einführung sorgt eine Modellierungssoftware noch für einen weiteren positiven Effekt: Alle Projektbeteiligten verständigen sich über neue Abläufe, noch bevor der erste Consultant oder Entwickler an die Software Hand anlegt. Ganz „nebenbei“ entsteht auf effiziente Weise eine vollständige Beschreibung der Anforderungen an das ERP-System. Denn die Prozesse werden anschließend in die Workflows im ERP-System überführt. Damit das überhaupt gelingt, muss eine Geschäftsprozess-Design-Software über bestimmte Funktionen verfügen.
Voraussetzung ist eine strukturierte Darstellung
Zunächst einmal muss sie in der Lage sein, Organisationsstrukturen in Form von Organigrammen abzubilden und die Prozesse hierarchisiert und übersichtlich darzustellen. Eine weitere Voraussetzung sind klare und einfache Modellierungsmethoden, mit so vielen Modellierungselementen und Regeln wie nötig und so wenig wie möglich. Visualisierungen sollten außerdem intuitiv sein und die Prozesse für alle Nutzer verständlich machen. Weiterführende Dokumente wie Benutzerhandbücher, Formulare, Prüflisten und ähnliche Schriftstücke müssen hinterlegbar sein. Die neu entstandenen Modelle müssen sich darüber hinaus vergleichen lassen und es braucht einfache Wege, sie mit anderen zu teilen. Sei es in Form von Grafiken, PDF- oder Word-Dokumenten.
Um das Denken in Prozessen zu unterstützen, gilt es insbesondere, Schnittstellen aufzuzeigen. Dadurch wird offensichtlich, wo und wann sich Zuständigkeiten und die verwendeten Systeme ändern. Überall dort besteht erhöhter Abstimmungsbedarf. Hier lohnt es sich, als erstes hinzuschauen. Denn an den Schnittstellen ergibt sich oft das größte Optimierungspotenzial.
