Finanz Informatik ist der bundesweit tätige IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe. Zu ihren Kunden gehören alle Sparkassen, sechs Landesbanken, die DekaBank, acht Landesbausparkassen, öffentliche Versicherer sowie weitere Unternehmen der Sparkassen-Finanzgruppe und der Finanzbranche.
Ausgangslage
Die Abteilung KS Service- u. Supportsystem am Standort Münster ist mit seinem Team dafür zuständig, dass für die Service- und Supportanfragen der Kunden leistungsfähige IT-Servicemanagement-Systeme zur Verfügung stehen. Diese Systeme können auch kundenintern genutzt werden.
Bereits seit 2005 gehören die Low Code Applikations- und Integrationsplattformen von Magic Software zu den wichtigen Säulen der Lösungsstrategie des Unternehmens. Mit dem Entwicklungswerkzeug wurde unter anderem eine leistungsstarke IT-Service-Management-Lösung geschaffen, die viele Module aus dem ITIL-Bereich umfasst. Für die weitere Optimierung des Asset-Managements und einer digitalen Inventurabwicklung entwickelte das Unternehmen im IT-Service-Management jetzt eine mobile Service App.
Lösung
Mit der neuen „SR+mobile“- App wird die Inventurabwicklung mobil an allen Standorten der Sparkassen unterstützt und die bestehende IT-Servicemanagement Webanwendung um wichtige Funktionen ergänzt.
Digitalisierte Anwendungsfälle mit Low-Code
Die App wurde mit der Low Code Applikationsplattform Magic xpa entwickelt. Mit der visuellen Designoberfläche, den wiederverwendbaren Modellen, Komponenten und Formeln erfolgte die Umsetzung zügig und unkompliziert. Die App wurde direkt an die bestehende IT-Servicemanagement-Lösung, an Datenbanken und Anwendungen angebunden.
Sie ergänzt die Webanwendung um digitale Funktionen für eine vollständige Inventarisierung. Das umfasst die Ersteinlagerung, Erstinventarisierung, Rück-Umlagerung, Installation, Geräteprüfung, Inventur, Entsorgung, Ausbuchung und den Schwund von Hardware.
Fehlerfreie Erfassung mit dem Barcode-Scanner
Die neue App ist mit einem Barcode-Scanner verbunden. Der Scanner übersetzt die an den Geräten aufgeklebten Strich- und QR-Codes und fügt sie direkt in die entsprechenden Texteingabefelder ein. Im Lageralltag lassen sich damit alle Ein- und Ausgänge schnell erfassen und Artikel bei einer Inventur fehlerlos und zügig inventarisieren.
Direkter Datenabgleich mit mobiler App
Jedes Asset wird mit einem Etikett eindeutig gekennzeichnet. Über die App können mit einem Scanner oder Mobiltelefon alle Eigenschaften digital abgerufen und aufgenommen werden. Bei einer Inventur lassen sich vor Ort befindliche Assets mit dem Bestand in der Datenbank abgleichen. Mitarbeiter sparen sich den Abgleich langer Artikel- oder Chargennummern und können Scans kontaktlos von der Ware durchführen.
Digitale Ersteinlagerung und Inventarisierung
In der Ersteinlagerung und Erstinventarisierung werden technische Geräte eines Unternehmens sofort digital erfasst. Mit unterschiedlichen Vorlagen bereits bekannter Assets lassen sich technische Geräte auf Basis spezifischer Angaben wie MAC-Adresse oder IMEI dynamisch zuweisen.
Updates von Asset-Zustandsänderungen
Zu Asset Zustandsänderungen gehören der Transport eines Thin-Clients vom Zentrallager in ein regionales Lager (Rück- oder Umlagerung), das Prüfen der Funktionstüchtigkeit eines Notebooks (Geräteprüfung) und die Abschaffung eines Monitors (Entsorgung). Die App aktualisiert sofort jede Veränderung eines Asset-Zustandes.
Im Online- und Offline-Modus verfügbar
Die App stellt für jeden Anwendungsfall Serververbindungen zum Backend der IT-Servicemanagement-Lösung her. Für die Verwendung an Orten ohne Internetverbindung arbeiten Mitarbeitende im Offline-Modus. Assets, Artikel, Auswahlpunkte für Hersteller, Asset-Kategorien, weitere Auswahlfelder und erforderliche Informationen wie Benutzer und Kundenfirmen können lokal gespeichert und angewendet werden.
App unterstützt ITIL-Prozesse
Die App unterstützt die drei ITIL-Prozesse „Request Fulfilment“, „Service Asset and Configuration Management“ sowie „Incident Management“ (ITIL V3 2011).
Ergebnis
Die App wird heute an zahlreichen Sparkassen Standorten eingesetzt. Der Lebenszyklus aller Assets wird von der Beschaffung bis zur Entsorgung exakt abgebildet. Die App versetzt die Finanz Informatik in die Lage, die Verwaltung aller Assets wie Geldausgabeautomaten, Thin-Clients & Notebooks, Drucker und technisches Equipment mobil und digital durchzuführen. Ein- und Ausgänge lassen sich ohne Medienbrüche und manuelle Datenübertragungen im Lagerverwaltungs- oder ERP-System managen.
Ausblick
Die App wird kontinuierlich um weitere Funktionen wie dem Passwort-Management und Ticket-Management von Anwendungsfällen erweitert.
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