So schaffen Unternehmen den Sprung in die Digitalisierung.

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Regeln für die digitale Transformation Schluss mit Zögern, seien Sie mutig!

11.12.2019

Je früher ein Unternehmen mit der digitalen Transformation beginnt, desto einfacher wird deren Umsetzung. Dazu braucht es neben Kreativität auch eine gewisse Portion Mut. Warum Firmen noch zögern – und wie sie damit aufhören.

Die Auswirkungen der Digitalisierung betreffen jede Branche. Rund 99 Prozent aller Unternehmen in Deutschland gehören zum Mittelstand oder sind Familienunternehmen – und viele davon stehen vor einer Unzahl täglicher Herausforderungen.

Ein entscheidender Baustein, um die Rolle als wirtschaftlicher Innovations- und Technologiemotor zu verteidigen, ist die digitale Transformation. Entsprechend sind digitale Technologien für die jeweiligen Geschäftsmodelle ein relevanter strategischer Faktor; die Digitalisierung eröffnet neue Wachstumspotenziale. Hinter dem Begriff verbirgt sich jedoch mehr nötiges Engagement, als nur einen Chief Digital Officer zu benennen.

Mitarbeiter von der Digitalisierung überzeugen

Es geht um die konsequente unternehmerische Nutzung aller Möglichkeiten, die eine digital vernetzte Welt potenziell bietet. Digitale Strukturen eröffnen neue, effiziente Produktionswege und ermöglichen die Entwicklung kundenindividueller Lösungen, die langfristige Etablierung zukunftsfähiger Prozesse und neue Geschäftsideen.

Das Umstellen analoger Prozesse auf digitale erfordert eine individuelle Herangehensweise. Wichtig dabei: Trendgespür sowie die Besinnung auf die eigenen Wurzeln und Stärken.

Um eine Digitalstrategie im Mittelstand erfolgreich umzusetzen, ist neben Investitionen außerdem ausreichende Personalkapazität vonnöten. Die Mitarbeiter – vor allem jene, die mit den digitalen Systemen arbeiten – können nur gemeinsam dafür sorgen, dass die digitale Transformation eines Unternehmens gelingt. Das Ziel muss sein, die Belegschaft einzubinden, sie von der Richtigkeit der Veränderung zu überzeugen.

Mehr Investitionsbereitschaft erforderlich

Und es besteht durchaus Handlungsbedarf: Laut dem KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2018 hat in den vergangenen drei Jahren nur jedes vierte kleine oder mittlere Unternehmen in den Einsatz digitaler Technologien investiert.

Um den Fokus im Mittelstand stärker auf neue Geschäftsmodelle sowie Dienstleistungen und Produkte zu legen, um die Chancen der Digitalisierung voll auszuschöpfen, ist weitaus mehr Investitionsbereitschaft als bislang erforderlich. Viel zu häufig lässt zudem die Realisierung zu wünschen übrig: Ein ganzheitliches Digitalisierungskonzept fehlt zumeist, disruptive Veränderungen werden nur zaghaft angestrebt.

Im internationalen Vergleich schneidet Deutschland im Hinblick auf die Digitalisierung allerdings überraschend gut ab. Der von Cisco im März 2019 herausgegebene Digital Readiness Index listet Deutschland im weltweiten Vergleich auf Platz 6.

Digitale Transformation: Warum Unternehmen zögern

Was muss ein mittelständisches Unternehmen berücksichtigen, wenn es die digitale Transformation erfolgreich bewältigen will? Voraussetzungen dafür sind unter anderem,

  • Nutzer und Prozesse in den Mittelpunkt zu stellen,

  • Chancen von Automatisierung und Standardisierung zu nutzen,

  • konstante Offenheit für neue Themen und Geschäftsfelder,

  • Investitionen in Mitarbeiter und deren Qualifikation

  • sowie Synergien auszunutzen.

Zögern ist ein echtes Wachstumsrisiko. Um im Branchenwettbewerb bestehen zu können, müssen Unternehmen innovativ sein. Denn Produkte und Dienstleistungen, die heute noch einen festen Kundenstamm haben, können in Kürze schon von der Konkurrenz verdrängt werden.

Wieso immer noch so viele Unternehmen mit der Digitalisierung zögern und zudem oftmals die falschen Prioritäten setzen, liegt unter anderem an folgenden großen Hürden bei der digitalen Transformation:

  • unzureichende IT-Kompetenzen,

  • ungelöste Fragen der Datensicherheit und des Datenschutzes,

  • Probleme bei der organisatorischen Anpassung von Prozessen

  • und, ganz banal, eine mangelnde Breitbandanbindung an das Internet.

Flexibel und agil auf veränderte Nachfragen auf dem Markt zu reagieren und das eigene Portfolio stets auf den Prüfstand zu stellen, sind Aspekte, die sich im Digitalisierungskonzept wiederfinden sollten. Dafür muss ein Unternehmen mutig genug sein, gewohnte Pfade zu verlassen und bisher unbekanntes Terrain zu betreten.

Altbewährte Prozesse hinterfragen

Im Sinne einer nachhaltigen Effizienzsteigerung sind Unternehmen gut beraten, vertraute und vermeintlich altbewährte Arbeitsabläufe zu hinterfragen. Wenn beispielsweise eingehende Bestellungen oder Rechnungen erst mühsam eingescannt und anschließend intern weitergereicht werden müssen, bevor sie in den Bearbeitungsprozess übergehen, vergeht wertvolle Zeit.

Es gehört mittlerweile zum Standard, in Echtzeit zu operieren und Lieferketten in höchster Geschwindigkeit zu bedienen. Unternehmen profitieren dabei von niedrigeren Kosten, verminderten Risiken und geringeren Lagerbeständen. Es empfiehlt sich, die gesamte interne Organisationsstruktur auf ein Business Process Management abzustimmen, das alle Fachabteilungen mit einer zentralen IT-Lösung optimal verknüpft.

Belegschaft frühzeitig über Digitalisierungsmaßnahmen informieren

Ist sich jeder Mitarbeiter seiner Rolle bei einer Neustrukturierung bewusst, kann das Unternehmen als Ganzes aktiv beteiligt werden. Prinzipiell sollten die Planung und Umsetzung von Veränderungen innerhalb eines Unternehmens keineswegs der höchsten Hierarchieebene vorbehalten bleiben.

So ist es – gerade im Hinblick auf ein gewünschtes Mitarbeiterengagement – besonders wichtig, die Belegschaft frühzeitig zu informieren, welche Digitalisierungsmaßnahmen geplant sind, welchen konkreten Nutzen diese verfolgen und wie sich diese Vorhaben auf den täglichen Betrieb auswirken. Indem ein Unternehmen Workshops, Trainings und Informationsmaterial bereitstellt, vermeidet es Informationsgefälle und schafft breite Akzeptanz auf allen Ebenen.

Für die Planung technische Partner suchen

Bei den wenigsten Unternehmen hat die interne Entwicklungsabteilung die notwendigen Ressourcen, um die Implementierung digitaler Tools zu stemmen. Insofern ist es ratsam, für die technische Realisierung auf die Hilfe externer Spezialisten zu setzen: Entsprechende Dienstleister verfügen über die Erfahrung, das Know-how sowie den Support, um beispielsweise digitale Dokumentenmanagement-Lösungen unternehmensweit reibungslos zu implementieren.

Digitalisierungsstrategie mit einer Roadmap konkretisieren

Nachdem ein Unternehmen die Anforderungen an eine Digitalisierungsstrategie definiert hat, gilt es, diese mit einer Roadmap zu konkretisieren.

Zugeschnitten auf die Bedürfnisse des jeweiligen Betriebs werden die strukturellen Veränderungen anhand von Meilensteinen festgehalten und abgearbeitet. Moderne Projektmanagementlösungen unterstützen dabei, zukünftige Handlungsfelder passgenau festzuhalten sowie eine wirksame Erfolgskontrolle zu schaffen.

Perfekte Vorbereitung ist elementar

Wichtig ist, Mitarbeiter mit dem nötigen Rüstzeug zu versehen. In mittelständischen Betrieben sind die Angestellten oft nur eingeschränkt vorbereitet auf die Herausforderungen der digitalen Transformation. Es fehlt zu häufig am notwendigen Know-how, um die neuen digitalen Möglichkeiten zur Optimierung der Geschäftsprozesse intelligent ins Unternehmen zu integrieren.

Dazu bedarf es kompetenter Digitalisierungsfachkräfte sowie maßgeschneiderter IT-Lösungen für ein effizientes Informationsmanagement. Im Gegensatz zu traditionellen IT-Projekten ist die digitale Transformation dabei ein kontinuierlicher Wandlungsprozess, der nicht nur den IT-Bereich betrifft, sondern letztlich alle Abteilungen.

Eine übergeordnete Strategie verhindert, dass sich Mitarbeiter in einzelnen Projekten ohne Zusammenhang verirren.

Neue Geschäftsmodelle sichern Unternehmenserfolg langfristig

Der Wandel ist gerade für mittelständische Firmen eine Herausforderung. Denn sie sind häufig geprägt von unflexiblen Strukturen und starken Führungspersönlichkeiten aus Eigentümerfamilien.

Viele Bedenken sind nachvollziehbar: Es benötigt Mut, in neue Geschäftsfelder einzusteigen oder gut funktionierende Produktionsabläufe zu digitalisieren. Nicht selten müssen frühzeitig lange ertragreiche Geschäftsfelder durch neue, digitale Dienstleistungen ersetzt werden. Eine gewisse Portion Pragmatismus und kreative Ideen sind ebenso nötig, um die Wege der digitalen Transformation beschreiten zu können.

Im Idealfall bedeutet Digitalisierung nicht nur, bestehende Geschäftsmodelle zu optimieren, sondern durch Einsatz entsprechender Technologien neue Unternehmenszweige zu schaffen. Die Bereitschaft, rechtzeitig digitale Geschäftsfelder für einen sich abzeichnenden Bedarf zu erschließen, kann maßgeblich sein, um langfristig den Unternehmenserfolg zu sichern.

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