Sicherheitsprüfungen effizient durchführen Datenbank gegen Dokumentenchaos

In vielen Betrieben werden vorgeschriebene Prüfungen an Betriebsmitteln noch immer eher individuell, ohne übergeordnete Struktur durchgeführt und dokumentiert. Das ist verständlich: Je nach Prüfgebiet, Prüfungsart und Prüfgegenstand gibt es recht unterschiedliche Anforderungen, unterschiedliche Untersuchungszyklen und auch unterschiedliche interne Zuständigkeiten. Erstellte Unterlagen landen so oft in diversen Aktenordnern in verschiedenen Regalen oder in Dateien auf verschiedenen IT-Systemen. Schnell kommen enorme Datenmengen zusammen – die gängige Praxis ist deshalb eine große Herausforderung für jeden, der sich unter diesen Umständen einen Überblick verschaffen will.

Durchs Dickicht der Regelwerke

Die Anforderungen der funktionalen Sicherheit sowie betriebliche Vorschriften ergeben bereits ein erhebliches Pensum an Prüfpflichten. Besonders bei Einrichtungen mit potenziell explosiven Atmosphären kommen noch einmal vielfältigere Anforderungen durch Verordnungen und technische Regeln hinzu – mitsamt dem komplexen zugrundeliegenden Normenwerk. Die Betriebssicherheitsverordnung schreibt für Anlagen in explosionsgefährdeten Bereichen Überprüfungen der Explosionssicherheit für mindestens alle sechs Jahre vor. Außerdem sind Lüftungsanlagen, Gaswarneinrichtungen und Inertisierungseinrichtungen – sofern nicht ein geprüftes Instandhaltungskonzept vorliegt – jährlich zu prüfen und Schutzsysteme und elektrische und mechanische Geräte gemäß Richtlinie 2014/34/EU im Dreijahresturnus.

Datenrisiken im Blätterwald

Weithin üblich ist bisher, dass bei der Durchführung von Betriebsmittel-Prüfungen nebeneinander Einzellösungen zum Beispiel mit Excel-Tabellen und Word-Dateien verwendet werden. Die Prüfpläne und Protokolle werden oft auch noch in Papierform gehandhabt: Begleitende Dokumente existieren teils in gedruckter, teils in elektronischer Form auf Netzlaufwerken oder in ERP-Systemen. Es fehlt jedoch eine alles erfassende Dokumentenverwaltung, die das Auffinden aktueller oder historischer Vorgänge erleichtert.

Die händische Dateneingabe erfordert einen hohen Zeitaufwand. Teils müssen dieselben Daten in verschiedene IT-Systeme (zum Beispiel SAP, CAE-Programme, Dokumentenmanagement) separat eingepflegt werden. Die Aktualität und Korrektheit der Informationen ist nicht gewährleistet. Ein hoher Aufwand ist erforderlich, um den Überblick über den Status der Anlagenprüfung zu erlangen und die Einhaltung der Prüftermine zu gewährleisten. Im Fall einer Störung ist der Betreiber in der Nachweispflicht. Er muss die Dokumentation aller vergangenen Prüfungen vorlegen können und ist oftmals voll verantwortlich. Dies an vielen fehlerträchtigen manuellen Arbeitsschritten festzuhalten, ist ein entsprechend großes Risiko.

Mit der Software PEC (Plant Engineering Center) steht als Alternative eine IT-Lösung für die übersichtliche Planung, Organisation und Durchführung von Prüfungen zur Verfügung. Sie unterstützt die Betreiber technischer Anlagen in der Erfüllung ihrer gesetzlichen und normativen Anforderungen im Bereich des Explosionsschutzes, der funktionalen Sicherheit und der betrieblichen Sicherheit und Qualität. Das von R. Stahl vertriebene Programm des Softwarehauses AGU ist dazu praxisgerecht für die Nutzung mobiler Geräte ausgelegt.

Integriert, effizient, aussagefähig

Das Plant Engineering Center legt Daten zentral ab, bietet aber auch alle nötigen Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen an. Dadurch wird eine durchgängige Datenkonsistenz gewährleistet. Dies reduziert den Erfassungsaufwand. Darüber hinaus bietet das System weitere Vorteile: Das PEC-System beinhaltet eine App (PEC Mobile) für Android sowie für Windows-Systeme.

Die Software kann online und offline genutzt werden. Übersichtliche Eingabemasken erleichtern die Durchführung der Inspektionen. Die Daten werden über USB oder WLAN mit der PEC-Serveranwendung synchronisiert. Das Programm kann für zahlreiche Nutzer mit unterschiedlichen Eingabe- und Leserechten eingerichtet werden. Die praxisnah gestalteten Prüfsätze wurden durch die Betreiber der Niederrheinwerke abgenommen. Sie werden in PEC revisionssicher abgelegt. Dies ermöglicht ein komplett papierloses Prüfen.

PEC generiert Ablaufpläne für die auszuführenden Prüfaufgaben und kann zudem automatisch an Termine erinnern. Es ist jederzeit ersichtlich, was wann geprüft werden muss und welche Aufgaben konkret ausstehen, um eine Prüfung abzuschließen. Das Programm kann die Prüfungen auswerten, Aussagen über den Anlagenstatus treffen und Datensätze, Dokumente sowie Prüfprotokolle archivieren. Such- und Reportfunktionen erleichtern die Durchführung von Audits und Testatgesprächen.

Alles in einer Datenbank

In PEC werden alle zu prüfenden Objekte eingepflegt. Gerätedaten (Herstellerdaten) können aus einer integrierten Datenbank entnommen werden. Hier können Datensätze für baugleiche Geräte zentral gepflegt werden. PEC-Ex, das Modul für die Überprüfung der Explosionssicherheit, erzeugt automatisch Prüfsätze für jedes Gerät beziehungsweise System entsprechend seiner Zündschutzart und der Art der Prüfung (Sicht-, Nah- oder Detailprüfung) und auf der Basis der aktuellen BetrSichV und der IEC 60079. Die Software ist für alle Betriebsgrößen skalierbar. Als weitere Module stehen PEC-FS für die Überprüfung der Sicherheitsfunktionen nach IEC 61508, IEC 61511 und Namur sowie PEC-SQ für zusätzliche betriebliche Inspektionen zur Verfügung.