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Fliegender Wechsel

Text: Timm Beyer, Marcus Obando Amendt, Smartmove FOTO: iStockphoto/Christian Baitg, Smartmove
Zum 1. April 2012 wurden die Prozesse zum Lieferantenwechsel bei Gas und Strom angepasst. Durch die verkürzten Fristen stehen sowohl die Energieversorgungsunternehmen als auch Verteilnetzbetreiber bei der Umsetzung der Vorgaben unter Druck. Finanzielle und personelle Herausforderungen müssen bewältigt werden.

Mit der Liberalisierung des Energiemarktes sollten auch der Wettbewerb gestärkt und Monopole abgebaut werden. Dabei stellt die Möglichkeit zur freien Wahl des Energieanbieters einen wesentlichen Eckpfeiler der Liberalisierung dar. Mit der letzten Novellierung des Energiewirtschaftsgesetzes (EnWG) darf das Verfahren für den Lieferantenwechsel bei Elektrizität und Strom insgesamt drei Wochen nicht überschreiten. Zusammen mit den überarbeiteten Geschäftsprozessen zur Kundenbelieferung mit Elektrizität (GPKE) und den Geschäftsprozessen Lieferantenwechsel Gas (GeLi Gas) sind die Neuerungen bereits seit dem 1.April 2012 anzuwenden. Die GPKE und GeLi Gas wurden dabei stark aneinander angeglichen, auch um die Prozesse zu vereinfachen. Den Energieversorgungsunternehmen blieb somit ein Zeitraum von sechs Monaten zur Anpassung der Prozesse und der dahinterliegenden IT-Systeme.

Schnell gewechselt

Seit dem 1. April besteht außerdem die Möglichkeit eines untermonatlichen Lieferantenwechsels. Für den Endverbraucher bedeutet dies, den Energielieferanten zu jedem beliebigen Tag wechseln zu können, sofern zwischen dem Tag der Belieferung und der Netzanmeldung durch den neuen Lieferanten eine Mindestfrist von zehn Werktagen gewahrt wird.

Bis zu der aktuellen Novellierung konnte ein Lieferantenwechsel, wie er in den Beschlüssen von der GPKE von 2006 und mit GeLi Gas von 2007 festgelegt wurde, nur fest zum Monatsbeginn vorgenommen werden. Die Energieversorger haben davon ausgehend ihre Organisation sowie die technische Struktur zur Prüfung und Beantwortung von Meldungen innerhalb des Fristenmonats an genau festgelegten Stichtagen eingerichtet. Dies ist jedoch mit den Neuregelungen aufgrund der untermonatlichen Wechselmöglichkeit hinfällig.

Nicht nur wurden die Fristen für den Lieferantenwechsel mit der Überarbeitung von GPKE und GeLi Gas angepasst, es wurden auch �?nderungen an den Prozessen vorgenommen. So fällt der Prozess Lieferantenwechsel in Zukunft weg, auch wenn dies paradox klingt. Denn er geht seit dem 1. April in den Prozessen Kündigung, Lieferende und Lieferbeginn auf. Der Prozess Kündigung wurde dabei mit der Novellierung neu eingeführt.

Mehr Wechselwillige

Laut dem von der Bundesnetzagentur jährlich veröffentlichten Monitoringbericht 2011 nimmt die Zahl der Anbieterwechsel stetig zu. Insbesondere im Jahr 2010 stieg die Zahl der Endkunden, die ihren Energieanbieter wechselten, deutlich an und erreichte dabei einen neuen Höchststand der Wechselwilligen. Für die Energieversorgungsunternehmen bedeutet dies insbesondere in Hinblick auf die IT-Prozesse bei der Abrechnung einen massiven Mehraufwand, der sie vor große Herausforderungen stellt. Die häufige Notwendigkeit einer grundlegenden Neuaufstellung und Überarbeitung der Prozesse trägt dazu mit bei.

Es ist davon auszugehen, dass aufgrund der verkürzten Wechselfrist von maximal zehn Werktagen auch zukünftig mehr Kunden ihren Energieversorger wechseln werden. Zuvor war ein Lieferantenwechsel nur mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende möglich. Um den Lieferantenwechsel in der verkürzten Frist umsetzen zu können, müssen die Energieversorger gewährleisten, dass der Endabnehmer rechtzeitig eine Schlussrechnung erhält. Dies setzt jedoch voraus, dass die Prozesse wie die Übermittlung der Messwerte und die Netznutzungsabrechnung reibungslos funktionieren.

Weil viele �?nderungen gleichzeitig in Kraft treten und Zeitdruck bei der Umsetzung besteht, steigt die Gefahr von Fehlern. Diese können für die Unternehmen teuer werden, da der Endkunde bei Fristverletzungen den Lieferanten verklagen kann. Vor allem für kleinere Unternehmen stellen Klagen ein Gefährdungspotenzial dar. Energieversorger müssen daher Wege finden, die Fehlerquoten und die Rückstände so gering wie möglich zu halten.

Lieferantenwechsel in der Unternehmenspraxis

Der im Folgenden beschriebene Lieferantenwechsel stellt einen Idealfall dar (siehe Abbildung auf Seite 68):

Der Neulieferant kündigt im Auftrag des Kunden beim Altlieferanten. Dieser hat ab dann drei Werktage Zeit auf die Kündigung zu antworten. Nach Bestätigung der Kündigung muss die Netzabmeldung mindestens sieben Werktage vor Anmeldedatum verschickt werden. Der Neulieferant übermittelt nach Erhalt der Kündigungsbestätigung die Netzanmeldung an den Netzbetreiber. Die Frist dafür beträgt mindestens zehn Werktage vor Anmeldedatum. Für den Verteilnetzbetreiber besteht eine Frist von vier Werktagen zur Prüfung, ob alle Fristen gewahrt wurden und eine Netzanmeldung vorliegt. Liegen keine Fehler vor, bestätigt er die Netzanmeldung.

Aufgrund der neuen verkürzten Fristen ist der Prozessverlauf auch vom jeweiligen Schnittstellensystem der Marktpartner abhängig. Eine Verzögerung an einer Stelle des Prozesses durch einen Marktpartner hat immer eine Verzögerung des gesamten Prozesses zur Folge. Dies wiederum führt dazu, dass der Endabnehmer nicht zum gewünschten Liefertermin versorgt werden kann.

So kann es zum Beispiel geschehen, dass der Neulieferant beim Altlieferanten kündigt und dieser nicht innerhalb der vorgeschriebenen drei Werktage antwortet. Nach fünf Werktagen wird die Kündigung letztendlich dennoch bestätigt. Aufgrund der Verzögerung kann der Neulieferant die Netzanmeldung für den Kundenwunschtermin jedoch nicht mehr fristgerecht versenden, was letztendlich dazu führt, dass der Kunde nicht rechtzeitig beliefert werden kann. In diesem Fall hat der Kunde die Möglichkeit Schadenersatzansprüche zu stellen oder sich gegebenenfalls einen neuen Anbieter zu suchen.

Eine weitere potenzielle Fehlerquelle beim Lieferantenwechsel stellen fehlerhafte oder unvollständige Daten dar. Dies kann dazu führen, dass Nachrichten nicht verarbeitet werden können und es zu Verzögerungen, wie im vorherigen Beispiel dargestellt, im Prozessablauf kommt. Daher ist ein ausdifferenziertes Qualitätsmanagement unerlässlich.

Qualifiziertes Personal entscheidend

Die �?nderungen der GPKE und GeLi Gas fielen in diesem Jahr mit den halbjährlichen Formatpassungen der Edifact-Nachrichten zusammen, so dass dadurch der Druck für die Unternehmen bei der Umsetzung besonders stark war. Vor diesem Hintergrund gibt es aber grundsätzliche Handlungsoptionen für Energieversorgungsunternehmen und auch Verteilnetzbetreiber, um in der Zukunft für die Bewältigung der Prozesse gerüstet zu sein.

Für die IT-Systemlandschaft sollte daher das Ziel sein, einzelne Prozesse autark zu konzipieren, so dass diese auch unabhängig von den anderen Unterprozessen im Gesamtprozess funktionieren. So lassen sich zum Beispiel Fristen wahren. Für das vorherige Praxisbeispiel würde das bedeuten, dass der Neulieferant trotz fehlender Bestätigung der Kündigung die Netzanmeldung beim Verteilnetzbetreiber durchgeführt hätte. Ebenso müssen die Unternehmen künftig verstärkt das Instrument Monitoring einsetzen, um bei Fehlerprozessen schneller reagieren zu können und um einen reibungslosen Ablauf der Prozesse zu gewährleisten.

Letztendlich müssten Energieversorger langfristig die �?nderungen der IT-Strukturen bei der Anpassung der Prozesse planen. Dies ist aber zumeist mit einem erhöhten personellen und finanziellen Aufwand verbunden. Auch sind Anpassungen für viele Unternehmen nicht ohne externe Dienstleister zu stemmen, da qualifiziertes Personal fehlt. Bei den regelmäßigen �?nderungen der Rahmenbedingungen wird in diesem Segment eine Vielzahl an Experten benötigt. Eine frühzeitige Fortbildung des eigenen Personals wäre notwendig, auch wenn diese kosten- und zeitintensiv sind.

Insbesondere größere Energieversorger ziehen zur Prozessanpassung oft spezialisierte Dienstleister hinzu, um die Entwicklungsphase zu bewältigen. Dabei werden Teams gebildet, die die von der IT neu entwickelten Prozessabläufe testen und auswerten, so dass bei der tatsächlichen Umsetzung der Anpassung der IT-Systeme die Fehlerpotenziale minimiert sind.

Ebenso kann es sinnvoll sein, bei der Rechnungsbearbeitung externe Dienstleister zur Unterstützung zu beschäftigen.Für die Unternehmen ist es dabei wichtig, frühzeitig Ressourcen dafür bereitzustellen, damit der Zeitdruck und auch die Fehleranfälligkeit bei der Abrechnung minimiert werden.

Prozesse frühzeitig gestalten

Für die erfolgreiche Anpassung der Prozesse ist die Prozessgestaltung von zentraler Bedeutung, da sich hier ein Großteil der Fehlerquellen relativ schnell und kostengünstig reduzieren lässt. Eine Prozessgestaltung bedeutet dabei immer die Konzeption von Sollprozessen, auf deren Grundlage die IT-Prozessabläufe erstellt werden. Dadurch können die Ursachen von eventuellen Fehlern oder Problemen im System schneller gefunden und gelöst werden.

Auch wenn die Umsetzung der aktuellen sowie kommenden Neuerungen von GPKE und GeLi Gas derzeit Priorität haben muss und die Unternehmen dabei vor gewaltige Herausforderungen stellt, sollten sie dennoch die längerfristige strategische Ausrichtung und vor allem die Einbindung der Mitarbeiter nicht vernachlässigen, wenn die Umstellungen auch langfristig Erfolg haben sollen.

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