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In acht Schritten zum neuen ERP

Text: Hermann Stehlik, Epicor
Bei der Auswahl eines modernen ERP-Systems sind IT-Fragen zwar relevant, aber nicht alles. Auch bei strategischen Herausforderungen der Unternehmensführung spielt das System eine aktive Rolle. Gerade mittelständische Unternehmen können hier profitieren, vorausgesetzt, sie nutzen die Auswahl als bewussten Weg, um sich ganzheitlich weiterzuentwickeln.

Gut oder schlecht ist der falsche Ansatz bei der Auswahl eines ERP-Systems. Vielmehr ist die Frage nach der Passfähigkeit entscheidend. Diesen Schluss zieht Hermann Stehlik aus zahlreichen umgesetzten ERP-Projekten. „Mittelständische Metallunternehmen sind sich zumeist der Möglichkeiten gar nicht bewusst“, sagt der Vice President Zentraleuropa bei Epicor Software. Es sei jedoch gerade bei Neusystemen entscheidend für den Return on Invest, bereits bei der Evaluierung systematisch die spezifischen Ziele zu erarbeiten und als Maßstab zu setzen: Etwa inwieweit ein ERP helfen soll, die Kosten für Ressourcen und Energie zu senken, geschickt auf Preisvolatilität zu reagieren, den Durchsatz zu erhöhen oder administrative Prozesse besser auszurichten. Aus der Projektpraxis mit Epicor ERP für metallverarbeitende Unternehmen hat Stehlik acht Schritte für die erfolgreiche Systemauswahl definiert.

Schritt 1: Engagement: Es sollte ein verantwortliches Team für das ERP-Projekt definiert werden mit umfassender Rückendeckung durch die Unternehmensführung. Dabei müssen die Rollen klar verteilt und mit den nötigen Befugnissen und Ressourcen ausgestattet sein, um intern die hohe Priorität des Projekts deutlich zu machen.

Schritt 2: Definition der Ziele: Die Fachabteilungen müssen mit der IT gemeinsam frühzeitig und regelmäßig abstimmen, welche unterschiedlichen Ziele sie mit dem ERP verbinden und die nötigen Anforderungen einordnen und konsolidieren. Dabei gilt es, die Auswirkungen der Veränderungen klar zu ermitteln und eine konsequente Strategie zur Zielerreichung zu entwickeln.

Schritt 3: Recherche: Vor der Auswahl ist es unverzichtbar, sich intensiv und offen mit Referenzkunden eines ERP-Anbieters auseinanderzusetzen. Dies hilft zu erkennen, wo die eigenen Schwerpunkte liegen müssen.

Schritt 4: Leistungskatalog: Auf Grundlage der Informationen, die während der Vorbereitung gesammelt wurden, müssen alle Kernanforderungen erfasst und priorisiert werden. Dieser Leistungskatalog hilft, den passenden Partner im vielfältigen Anbietermarkt zu identifizieren.

Schritt 5: Software-Konzept: ERP-Lösungen sind zumeist über zehn Jahre und mehr in Betrieb. Daher haben sich serviceorientierte Software-Architekturen bewährt. Sie vereinfachen Anpassungen, integrieren spezifische Drittanwendungen und können jederzeit um neue Funktionalität erweitert werden, ohne spätere Updates oder Versionswechsel zu beeinträchtigen. Wichtig ist zudem die Frage der Flexibilität: Neben der Installation in der Unternehmenszentrale sollten bestehende oder künftige Standorte global und unkompliziert eingebunden werden können.

Schritt 6: Return on Invest: Zum einen sollten ERP-Anbieter den Gesamtaufwand für Betrieb, Support und Weiterentwicklung benennen und nicht nur die Einstiegskosten kalkulieren. Zum anderen sollte anhand des Leistungskatalogs eine realistische Einschätzung gefordert werden, in welchem Umfang das ERP-System messbaren Mehrwert schaffen kann.

Schritt 7: Branchenorientierung und internationale Verfügbarkeit: Zu etwa 80 Prozent sollte eine ERP-Lösung die gewünschten Funktionen Out of the Box liefern – komplett und branchenorientiert. Hat der ERP-Anbieter die nötige Industrieerfahrung, können die restlichen 20 Prozent effizient auf die individuellen Besonderheiten eines Unternehmens abgestimmt werden. Dabei geht es insbesondere darum, Alleinstellungsmerkmale zu unterstützen.

Schritt 8: Unternehmenskultur des ERP-Anbieters: Ein häufig unterschätzter Aspekt: Ist der ERP-Anbieter so aufgestellt, das er langfristig ein verlässlicher Partner sein kann? Kennt er die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen in der Branche? Entwickelt er kontinuierlich seine Lösung in dieser Richtung weiter? Ist er stabil und groß genug, um die eigenen Wachstumsziele zu begleiten und zu unterstützen?

Fazit

Eine strukturierte Vorbereitung auf ein modernes ERP-System und klare Zielvorstellungen bei der Evaluierung ermöglicht Unternehmen der Metallindustrie, eine neue und auch inspirierende Sicht auf ihre gesamte Organisation zu gewinnen“, ergänzt Stehlik, „Eine Chance, die sie nutzen sollten, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und erfolgreich zu wachsen.

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